معرفی شغل منشی

تعداد بازدید: ۲۰۶
  • معرفی شغل منشی

    شرح کلی شغل

    انجام وظایف روزانه دفتری و اداری نظیر تهیه پیش نویس نامه ها، تنطیم قرار ملاقات ها، سازمان دهی و نگهداری از اسناد کاغذی و پرونده های الکترونیکی و ارایه اطلاعات به تلفن کنندگان.

    عناوین شغلی مشابه و مرتبط

    دستیار امور اجرایی

    منشی امور اجرایی

    معاون دفتری

    کارمند تایپ

    مدیر دفتر

    تکنسین امور اجرایی

    منشی بخش

    دستیار پشتیبانی اجرایی

    منشی

    همکار اجرایی

    وظایف

    کار با ابزار دفتری نظیر دستگاه فکس، دستگاه کپی، سیستم تلفن و استفاده از کامپیوتر برای پردازش متن ها، مدیریت پایگاه داده ها و دیگر امور.

    پاسخگویی به تلفن ها و ارایه اطلاعات به تلفن کنندگان ، دریافت پیام ها و یا انتقال مکالمه های تلفنی به افراد مورد نظر.

    احوال پرسی و ارتباط خوشایند با مراجعه کنندگان و تلفن کنندگان، سازماندهی خواسته هایشان و راهنمایی آنها به فرد مناسب براساس نیازهایشان.

    ایجاد نظام دسته بندی پرونده ها، پرونده های الکترونیکی ، سوابق و نگهداری آنها.

    یافتن و الصاق پرونده های مورد نظر به نامه های رسیده.

    باز کردن،خواندن و ارسال نامه های رسیده و دیگر مطالب و تهیه پاسخ برای نامه های روزانه.

    پر کردن فرم ها براساس روش معمول سازمان.

    کپی گرفتن از نامه ها و دیگر مطالب چاپ شده.

    بررسی مجدد کارهایی که دیگران انجام داده اند برای تصحیح اشتباه های لغوی و ساختاری احتمالی و اطمینان از این مهم که روال معمول شرکت در کارها رعایت شده است.همچنین در صورت وجود مشکل می تواند درخواست بازبینی کند.

    تنظیم، تایپ و توزیع یادداشت ملاقت ا ، نامه ها و گزارش های روزانه.

    دانش

    امور اجرایی و مدیریت:برخورداری از دانش اصول مدیریت و کار در ارتباط با برنامه ریزی های راهبردی، تخصیص منابع، الگودهی به منابع انسانی ، فن رهبری، شیوه های تولید و ایجاد هماهنگی بین افراد و منابع موجود؛

    امور دفتری: برخورداری از دانش رویه ها و سیستم های اداری و دفتری مانند پردازش واژه ، مدیریت اسناد و سوابق، تند نویسی، نسخه برداری، طراحی فرم ها و دیگر روش های دفتری و اصطلاحات آنها؛

    کامپیوتر و الکترونیک: برخورداری از دانش بردهای مدار، پردازشگرها، تراشه ها، ابزار الکترونیکی، سخت افزارها و نرم افزارهای کامپیوتری شامل کاربرد آنها و برنامه نویسی ؛

    ارایه خدمات به اشخاص و مشتریان: برخورداری از دانش اصول و مراحل ارایه خدمات به افراد و مشتریان شامل ارزیابی نیازهای مشتری، اعمال استانداردهای کیفیتی برای خدمات و ارزیابی میزان رضایت مشتری؛

    زبان فارسی: برخورداری از دانش ساختار و محتوای زبان فارسی شامل دیکته، معنی لغات، دستور زبان و شیوه نگارش؛

    مهارتها

    یادگیری فعال: درک مفاهیم اطلاعات تازه و استفاده از آنها برای رفع مشکلات کنونی و آتی و تصمیم گیری درباره آنها؛

    شنیدن فعال: توجه کامل به سخنان دیگران و درک نکات آنها، پرسیدن سوال های مناسب در فرصت های مناسب و قطع نکردن سخنان دیگران؛

    تفکر انتقادی: استفاده از دلیل و منطق برای ارایه نقاط قوت وضعف راه حل های پیشنهادی،نتایج، مسایل، مشکلات و رویکردهای مختلف شان؛

    راهبردهای یادگیری:انتخاب و استفاده از شیوه ها و فرآیند های یادگیری مناسب هنگام فراگیری و یا آموزش مطالب جدید؛

    بررسی و بازبینی: بررسی و ارزیابی عملکرد خود، دیگران و یا سازمان برای پیشرفت و یا عملکرد درست؛

    فهم ودرک مطلب نوشته شده: درک جملات و پاراگراف های اسناد مرتبط با کار؛

    قوه درک اجتماعی: هوشیاری در برابر واکنش دیگران و درک دلیل نهفته در پس هر واکنش؛

    صحبت کردن: گفتگو با دیگران برای تبادل موثر اطلاعات ؛

    مدیریت زمان: تنظیم زمان فعالیت های خود و دیگران؛

    نوشتن: برقراری ارتباط نوشتاری با دیگران برای براورده شدن نیازهای آنها

    توانائیها

    قابلیت طبقه بندی: توانایی تولید یا استفاده از قوانین مختلف برای ترکیب و دسته بندی به شیوه های گوناگون؛

    نظام بندی اطلاعات: توانایی مرتب کردن اطلاعات یا عملیات طبق یک قانون یا قوانین خاص(اعداد،حروف ، واژه ها، تصاویر و یا عملیات ریاضی )

    دقیق بینی: توانایی مشاهده جزییات از فاصله ای نزدیک؛

    درک شفاهی : توانایی گوش دادن و درک مطالب و عقاید دیگران ؛

    بیان شفاهی :توانایی برقراری ارتباط شفاهی با دیگران طوری که مخاطب مطالب را درک کند ؛

    درک سریع مشکلات و موانع موجود: توانایی درک مشکلات و یا پیش بینی آنها.(این قابلیت فقط به شناسایی مشکلات ،نه برطرف کردن آنها ،محدود می شود)؛

    شیوایی بیان: توانایی بیان روشن و قابل فهم مطالب؛

    بازشناسی گفتار : توانایی شناسایی و بازشناسی گفتار شخص دیگر ؛

    درک مطلب نگاشته شده : توانایی خواندن و درک مطالب نوشتاری ؛

    بیان مطالب به صورت نوشتاری: توانایی برقراری ارتباط نوشتاری با دیگران طوری که مخاطب مطالب مطرح شده را درک کند؛

    فعالیت های کاری

    ارتباط با افراد خارج از سازمان : ارتباط با افراد خارج از سازمان ، معرفی سازمان به مشتریان ، عموم ، دولت وسایر منابع خارجی. این اطلاعات می توانند به صورت رو در رو، کتبا ، با تلفن و یا پست الکترونیک تبادل شوند ؛

    برقراری ارتباط با روسا ، همکاران و زیر دستان: فراهم نمودن اطلاعات برای سرپرستان، همکاران و زیردستان با تلفن،نامه،پست الکترونیک و یا رو در رو؛

    فایل بندی و ذخیره اطلاعات: وارد کردن، نسخه برداری، ضبط و ذخیره یا نگهداری اطلاعات به صورت نوشتاری یا الکترونیکی / مغناطیسی؛

    برقراری و حفظ ارتباطات فردی : ایجاد روابط کاری سازنده و مناسب با دیگر همکاران و حفظ این روابط ؛

    کسب اطلاعات : مشاهده ، دریافت و یا کسب اطلاعات از کلیه منابع مرتبط ؛

    کار با کامپیوتر :استفاده از کامپیوتر وسیستم های کامپیوتری (سخت افزار و نرم افزار)برای برنامه نویسی وارد کردن داده یا پردازش اطلاعات ؛

    سازمان دهی ،برنامه  ریزی و اولویت بندی کارها : توسعه اهداف و طرح های خاص برای اولویت بندی سازمان دهی و انجام کارها ؛

    انجام عملیات اجرایی: انجام روزانه وظایف اجرایی مانند نگهداری فایل های اطلاعاتی و پردازش اسناد؛

    روابط مستقیم با مردم: کار کردن برای مردم و یا داشتن ارتباط مستقیم با آنها شامل ارایه خدمات به مشتریان در رستوران ها یا مغازه ها و پذیرایی از میهمانان و مشتریان؛

    پردازش اطلاعات :جمع آوری ،کد گذاری ،طبقه بندی ،محاسبه ،جدول بندی ،بازبینی و اصلاح اطلاعات و دادها ؛

    حیطه کاری

    حیطه کاری شماره 2: به مقداری آمادگی شغلی نیاز دارد.

    تجربه کلی: برای این مشاغل مقداری مهارت ، دانش یا تجربه شغلی قبلی ممکن است مفید باشد.برای مثال یک تحصیلدار امکان دارد از داشتن تجربه کار مستقیم با مردم بهره گیرد اما شخص بدون داشتن چنین تجربه ای هم با کمی سختی میتواند یک تحصیلدار شود.

    کارآموزی: برای این مشاغل افراد به چند ماه تا یکسال کار با افراد با تجربه نیاز دارند.

    مثال هایی از این حیطه کاری: مشاغل در این حیطه به استفاده از دانش و مهارت های فرد برای کمک به دیگران سر و کار دارند. مانند آتش نشان ها ، نمایندگان خدمات مشتری، تکنسین داروخانه ها ، فروشندگان و تحصیلداران.

    میزان آمادگی خاص شغلی: بین 4 تا 6 (مدت زمان یادگیری نحوه انجام کار در مدت 3 ماه تا کمتر از 4 سال)

    تحصیلات: این مشاغل معمولا به دپیلم دبیرستان و احتمالا به مقداری کارآموزی و گذراندن دوره های مرتبط با شغل نیاز دارند.در برخی موارد، به دانشنامه یا مدرک کارشناسی نیاز است.

    علائق

    قاعده گرایانه : مشاغل قراردادی غالبا درگیر با پیروی از قواعد و روال کاری اند.این مشاغل بیش از عقاید با داده ها و جزییات سر و کار دارند. افراد معمولا موظف اند از دستورهای خاصی پیروی کنند؛

    متهورانه: مشاغل متهورانه غالبا درگیر با راه اندازی و انجام پروژه های مختلف هستند. این مشاغل می توانند با رهبری و هدایت افراد و اتخاذ تصمیمات متعدد همراه باشند. این مشاغل گاهی نیاز به خطر پذیری داشته و غالبا با کسب و کار سروکار دارند؛

    ارزشهای کاری

    ارتباطات: مشاغلی که برآورده کننده این ارزش کاری هستند به کارمندان اجازه ی ارایه خدمات به دیگران و کار با همکاران در محیطی دوستانه و غیر رقابتی را می دهند. نیازهای متقابل شامل همکاران، ارزش های اخلاقی و خدمات اجتماعی است.

    پشتیبانی: مشاغلی که برآورده کننده این ارزش کاری هستند ارایه دهنده حمایت مدیریتی به عنوان پشتیبانی برای کارمندان هستند. نیازهای متقابل شامل سیاست های شرکت، روابط انسانی و فنی در ارتباط با نظارت می باشند.

    شرایط کار: مشاغلی که برآورده کننده این ارزش کاری هستند ارایه دهنده شرایط خوب کاری و امنیت کاری هستند. نیازهای متقابل شامل فعال بودن ، جبران، استقلال، امنیت، تنوع و شرایط کاری است.

    شیوه های کاری

    پیشرفت گرایی:ایجاد و حفظ روشهایی برای دستیابی به اهداف چالش انگیز شخصی و تلاش برای کسب مهارت در وظایف؛

    سازگاری / انعطاف پذیری : قابلیت تطابق با شرایط مختلف کاری؛

    توجه به جزییات: دقت و توجه به جزییات و دقیق بودن در حین کار ؛

    توجه به دیگران : همدردی و توجه به نیازها و احساسات و یاری کردن دیگران؛

    قابل اعتماد بودن :قابل اعتماد بودن، مسئولیت پذیری و پیروی از دستورها؛

    استقلال : انجام وظایف فرد بدون نیاز به سرپرستی دائم و اتکا به خود برای انجام کارها؛

    درستکاری: درستی و صداقت؛

    خویشتن داری: حفظ آرامش، کنترل احساسات و خشم و پرهیز از رفتارهای نسنجبده و تهاجمی در هر شرایطی ؛

    تحمل فشار روحی: انتقاد پذیری و تحمل شرایط دشوار

کانال تلگرام کاران

تلگرام کاران

https://telegram.me/karanir

به کانال رسمی کاران در تلگرام بپیوندید.