معرفی شغل کارمند بایگانی

تعداد بازدید: ۴۱۲
  • معرفی شغل کارمند بایگانی

    شرح کلی شغل

    بایگانی ها، کارت ها، فاکتورها، رسیدها و دیگر به ترتیب حروف الفبا، عدد یا طبق سیستم استفاده شده و مکان یابی و حذف موضوعات درخواست شده از فایل ها.

    عناوین شغلی مشابه و مرتبط

    کارمند بایگانی

    کارمند اسناد

    کارمند پلیس

    کارمند دعاوی

    کارند پزشکی

    کارشناس اسناد

    دستیار منابع انسانی

    کارمند تولید

    دستیار دفتری

    دستیار اجرایی

    وظایف

    تهیه گزارش از پرونده ها و اقلام شده یا برداشته شده با استفاده از دفتر ثبت یا کامپیوتر.

    افزودن اقلام جدید به پرونده ها و ایجاد جدید در صورت لزوم.

    انجام وظایف اداری عمومی مانند تایپ،استفاده از ماشین های اداری و تفکیک ها.

    پیگیری اقلام برداشته شده از پروند ها برای اطمینان از برگرداندن پروندهای قرض گرفته شده.

    جمع آوری اقلامی که باید شوند از بخش های مختلف و کارمندان.

    منظم کردن یا طبقه بندی اطلاعات طبق ملاک هایی مانند محتوا، هدف، معیار کاربرد یا ترتیب زمانی، الفبایی یا عددی.

    یافتن و بازیابی اطلاعات از پروند ها در پاسخ به تقاضای کاربران مجاز.

    بررسی و خواندن اقلام دریافتی برای تعیین چگونگی و مکان طبقه بندی و آنها.

    قراردادن اقلام در لوازم مانند کمد پرونده ها، جعبه، صندوق و کشوها طبق طبقه بندی و شناسایی اطلاعات.

    تخصیص دادن و ثبت یا مهر زدن شماره ها و کدهای شناسایی برای اقلام.

    دانش

    امور دفتری: برخورداری از دانش رویه ها و سیستم های اداری و دفتری مانند پردازش واژه ، مدیریت و سوابق، تند نویسی، نسخه برداری، طراحی فرم ها و دیگر روش های دفتری و اصطلاحات آنها؛

    ارایه خدمات به اشخاص و مشتریان: برخورداری از دانش اصول و مراحل ارایه خدمات به افراد و مشتریان شامل ارزیابی نیازهای مشتری، اعمال استانداردهای کیفیتی برای خدمات و ارزیابی میزان رضایت مشتری؛

    زبان فارسی: برخورداری از دانش ساختار و محتوای زبان فارسی شامل دیکته، معنی لغات، دستور زبان و شیوه نگارش؛

    مهارتها

    یادگیری فعال: درک مفاهیم اطلاعات تازه و استفاده از آنها برای رفع مشکلات کنونی و آتی و تصمیم گیری درباره آنها؛

    شنیدن فعال: توجه کامل به سخنان دیگران و درک نکات آنها، پرسیدن سوال های مناسب در فرصت های مناسب و قطع نکردن سخنان دیگران؛

    هماهنگی: هماهنگ کردن فعالیت خود با دیگران؛

    آموزش: آموزش نحوه انجام کاری به دیگران؛

    راهبردهای یادگیری:انتخاب و استفاده از شیوه ها و فرآیند های یادگیری مناسب هنگام فراگیری و یا آموزش مطالب جدید؛

    فهم و درک مطلب نوشته شده: درک جملات و پاراگراف های مرتبط با کار؛

    شیوه ارایه خدمت: جستجوی فعالانه برای یافتن راه های کمک به مردم ؛

    قوه درک اجتماعی: هوشیاری در برابر واکنش دیگران و درک دلیل نهفته در پس هر واکنش؛

    صحبت کردن: گفتگو با دیگران برای تبادل موثر اطلاعات؛

    مدیریت زمان: تنظیم زمان فعالیت های خود و دیگران؛

    توانائیها

    قابلیت طبقه بندی: توانایی تولید یا استفاده از قوانین مختلف برای ترکیب و دسته بندی به شیوه های گوناگون ؛

    انعطاف پذیری در دسته بندی: توانایی شناسایی یا تشخیص یک الگوی شناخته شده (تصویر، شی ء، لغت یا صدا ) که در مطالب گیج کننده پنهان باشد؛

     نظام بندی اطلاعات: توانایی مرتب کردن اطلاعات یا عملیات طبق یک قانون یا قوانین خاص(اعداد،حروف ، واژه ها، تصاویر و یا عملیات ریاضی )

    دقیق بینی: توانایی مشاهده جزییات از فاصله ای نزدیک؛

    درک شفاهی: توانایی گوش دادن و درک مطالب و عقاید دیگران ؛

    بیان شفاهی: توانایی برقراری ارتباط شفاهی با دیگران طوری که مخاطب مطالب را درک کند ؛

    سرعت ادراک: توانایی درک سریع شباهت ها و تفاوت ها بین ها، اعداد، اشیاء، تصاویر و یا نمونه ها که اشیای مقایسه شونده ممکن است هم زمان و یا به تدریج به فرد داده شوند. این توانایی قابلیت مقایسه شی ء کنونی با شی ء قبلی را نیز در بر می گیرد؛

    شیوایی بیان: توانایی بیان روشن و قابل فهم مطالب ؛

    درک مطلب نگاشته شده : توانایی خواندن و درک مطالب نوشتاری ؛

    بیان مطالب به صورت نوشتاری: توانایی برقراری ارتباط نوشتاری با دیگران طوری که مخاطب مطالب مطرح شده را درک کند؛

     

    فعالیت های کاری

    برقراری ارتباط با روسا، همکاران و زیردستان: فراهم نمودن اطلاعات برای سرپرستان ، همکاران و زیر دستان با تلفن ، نامه، پست الکترونیک و یا رو در رو؛

    فایل بندی و ذخیره اطلاعات: وارد کردن، نسخه برداری، ضبط و ذخیره یا نگهداری اطلاعات به صورت نوشتاری یا الکترونیکی / مغناطیسی؛

     برقراری و حفظ ارتباطات فردی: ایجاد روابط کاری سازنده و مناسب با دیگر همکاران و حفظ این روابط؛

    ارزیابی اطلاعات برای تطابق آنها با استاندارها: استفاده از اطلاعات و قضاوت افراد مرتبط برای تعیین آنکه آیا وقایع و فرآیندها از قوانین، مقررات و استاندارها تبعیت می کنند؛

    کسب اطلاعات: مشاهده، دریافت و یا کسب اطلاعات از کلیه منابع مرتبط؛

    کار با کامپیوتر: استفاده از کامپیوتر و سیستم های کامپیوتری (سخت افزار و نرم افزار ) برای برنامه نویسی؛وارد کردن داده یا پردازش اطلاعات؛

    سازمان دهی، برنامه ریزی و اولویت بندی کارها: توسعه اهداف و طرح های خاص برای اولویت بندی، سازمان دهی و انجام کارها؛

    انجام عملیات اجرایی: انجام روزانه وظایف اجرایی مانند نگهداری فایل های اطلاعاتی و پردازش اسناد؛

    پردازش اطلاعات: جمع آوری، کد گذاری، طبقه بندی، محاسبه، جدول بندی ، بازبینی و اصلاح اطلاعات و داده ها ؛

    به روز کردن اطلاعات و استفاده از دانش مرتبط: اطلاع از دانش فنی روز و استفاده از علوم جدید؛

    حیطه کاری

    حیطه کاری شماره 3: نیاز به امادگی شغلی متوسطی دارد.

    تجربه کلی : برای این مشاغل به مهارت ،دانش یا تجربه شغلی قبلی نیاز است .برای مثال ،یک برقکار بایستی 3 الی 4 سال دوره شاگردی یا چندین سال کار آموزی را بگذارند و غالبا بایستی امتحان مربوط به گرفتن گواهی را با موفقیت طی کند.

    کاراموزی: برای این مشاغل افراد معمولا به 1 یا 2 سال کار آموزی به صورت تجارت حین کار و کارآموزی غیر رسمی توسط افراد با تجربه نیاز دارند.

    مثال هایی از این حیطه کاری :مشاغل در این حیطه با استفاده از مهارت های ارتباطی و سازمانی برای ایجاد هماهنگی ،سرپرستی،مدیریت یا آموزش دیگران برای نیل به اهداف سر و کار دارند.مانند مسئول تدفین ،برقکار ،تکنسین جنگلداری و حفظ محیط زیست ،منشی های حقوقی ،مصاحبه کننده ها و نمایندگان بیمه فروش.

    میزان آمادگی خاص شغلی : بین 6 تا 7 (مدت زمان یادگیری نحوه انجام کار بین 2 تا 10 سال )

    تحصیلات : بیشتر مشاغل در این حیطه نیاز به کار آموزی در مدارس فنی و حرفه ای ،تجارب حین کار و یا دانشنامه دارند.برخی از آن ها امکان دارد نیاز به مدرک کارشناسی داشته باشند.

    علائق

    قاعده گرایانه : مشاغل قراردادی غالبا درگیر با پیروی از قواعد و روال کاری اند.این مشاغل بیش از عقاید با داده ها و جزییات سر و کار دارند.افراد معمولا موظف اند از دستورهای خاصی پیروی کنند؛

    متهورانه: مشاغل متهورانه غالبا درگیر با راه اندازی و انجام پروژه های مختلف هستند. این مشاغل می توانند با رهبری و هدایت افراد و اتخاذ تصمیمات متعدد همراه باشند. این مشاغل گاهی نیاز به خطر پذیری داشته و غالبا با کسب و کار سروکار دارند؛

    واقع گرایانه : مشاغل واقع گرایانه غالبا درگیر با فعالیت های کاری هستند که شامل ارائه راه حل ها و حل عملی مسایل می شوند.این فعالیت ها معمولا با گیاهان، جانوران ،مواد و ابزار حقیقی مانند چوب ،ابزار و ماشین الات سر و کار دارند.بسیاری از این مشاغل نیازمند کار در فضای باز بوده و سر و کار چندانی با کاغذ و ارتباط نزدیک با دیگران ندارند؛

    ارزشهای کاری

    استقلال : مشاغلی که برآورده کننده این ارزش کاری هستند به کارمندان اجازه ی کار و تصمیم گیری مستقلانه را می دهند.نیازهای متقابل شامل مسئولیت پذیری و استقلال است.

    ارتباطات : مشاغلی که بر آورده کننده این ارزش کاری هستند. به کارمندان اجازه ی ارایه خدمات به دیگران و کار با همکاران در محیطی دوستانه و غیر رقابتی را می دهند.نیازهای متقابل شامل همکاران ،ارزش های اخلاقی و خدمات اجتماعی است .

    پشتیبانی : مشاغلی که برآورده کننده این ارزش کاری هستند ارایه دهنده حمایت مدیریتی به عنوان پشتیبانی برای کارمندان هستند. نیازهای متقابل شامل سیاست های شرکت ،روابط انسانی و فنی در ارتباط با نظارت می باشند.

     

    شیوه های کاری  

    سازگاری / انعطاف پذیری : قابلیت تطابق با شرایط مختلف کاری؛

    توجه به جزییات : دقت و توجه به جزییات و دقیق بودن در حین کار ؛

    توجه به دیگران : همدردی و توجه به نیازها و احساسات و یاری کردن دیگران؛

    همکاری : ایجاد روابط پسندیده با دیگران و داشتن رفتاری مناسب؛

    قابل اعتماد بودن :قابل اعتماد بودن، مسئولیت پذیری و پیروی از دستورها؛

    استقلال : انجام وظایف فرد بدون نیاز به سرپرستی دائم و اتکا به خود برای انجام کارها؛

    نوآوری: ابتکار وتفکر خلاق برای گسترش نظرات جدید و پاسخگویی به مسائل و مشکلات مربوط به کار؛

    درستکاری: درستی و صداقت؛

    خویشتن داری : حفظ آرامش ،کنترل احساسات و خشم و پرهیز از رفتارهای نسنجیده و تهاجمی در هر شرایطی.

لینک کوتاه:
برچسب ها:
منبع:
کاریابی کاران
کانال تلگرام کاران

تلگرام کاران

https://telegram.me/karanir

به کانال رسمی کاران در تلگرام بپیوندید.