منشی آموزشگاه چه ویژگی هایی دارد؟
یک منشی خوب و حرفه ای که بتواند در ارتباط با مراجعه کنندگان یک آموزشگاه موفق باشد، تاثیر زیادی روی جذب مخاطب دارد.ممکن است فکر کنید منشیگری در یک آموزشگاه کار سادهای است اما اگر عمیقتر و با دید بازتر این شغل را بررسی کنید متوجه میشوید شغل منشی نه تنها ساده نیست بلکه بسیار پرتنش و پر استرس است.
زمانی که به عنوان منشی یک آموزشگاه استخدام میشوید با آدمها و فرهنگهای متفاوتی سر و کار دارید که از قشر نوجوان و محصل تا دانشجویان جوانی که به دنبال کسب مهارت های جدید هستند. منشی آموزشگاه باید با آگاهی کافی از خدمات و دوره های آموزشی آموزشگاه در همه اوقات بتواند با خوش رفتاری و لبخند پاسخگوی مراجعه کنندگان باشد که این کار، کار سادهای نیست.
شرح وظایفی که یک منشی ملزم به انجام آن است:
گرچه مرز بین انجام مسئولیتهای اداری در بسیاری از شرکتها و سازمانها در حال از بین رفتن است، (برای آشنایی با تفاوت وظیفه و مسئولیت این مقاله را بخوانید) اما میتوان به طور کلی برای یک منشی وظایف کلی زیر را در نظر گرفت:
۱. پاسخگویی به تلفن
۲. آرشیو پیامهای کاغذی و الکترونیکی و مستندات
۳. تنظیم وقت ملاقات و جلسات
۴. رسیدگی به ایمیلهای رسیده
۵. پاسخگویی به نامهها و ایمیلهای ارجاع شده از سوی مدیریت
۶. کار با ماشین فکس، سیستمهای اداری، تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات
۷. نامه نگاری به بخشهای مختلف سازمان و برون سازمانی
8. برقراری ارتباط میان متقاضیان دوره های آموزشی با مسئولان برگزاری دوره ها
9.هماهنگی با اساتید کلاس ها و برنامه ریزی های لازم
شخصیت شناسی منشی
منشیها علاوه بر دقت و تمرکز ذهنی باید دارای ارتباطات اجتماعی مناسب باشند. متقاضیان استخدام در شغل منشی باید در انجام کارهای دفتری منظم و متبحر باشند. منشیها اغلب در سازماندهی امور توانا هستند و توجه زیادی به جزئیات دارند. افرادی که علاوه بر ویژگیهای گفته شده، وقت شناس هستند و اطلاعات عمومی خوبی دربارهی شکل فعالیت هر شرکت و حوزه فعالیت آن دارند میتوانند گزینههای خوبی برای استخدام در جایگاه یک منشی باشند و بازدهی کار را بالا میبرند.
بیشتر بخوانید:
نمونه رزومه منشی را می توانید از اینجا ببینید.
آشنایی با شغل کارشناس مرکز تماس و وظایف آن