- هدف از تشکیل کانونهای ارزیابی چه بوده و الان در کشور ما این کانونها چه کاربردهایی دارند؟
کانونهای ارزیابی همان طور که از نامش پیداست برای ارزیابی شایستگی افراد در هر حوزه، صنعت و هر سطح از کار میتواند تعریف شود. در واقع کانون ارزیابی، فرایندی است که شایستگیهای رفتاری افراد را بر اساس مدل شایستگی در موقعیتهای خاص میسنجد.
تاریخچه راه اندازی کانونهای ارزیابی برای اولین بار به دوران جنگ جهانی اول و به سال های 1920 تا 1940 بر میگردد که اولین بار توسط ارتش آلمان مورد استفاده قرار گرفت. معاهده ورسای که منجر به پایان جنگ جهانی اول شد، مانعی برای تجدید سلاح ارتش آلمان بود، لذا ایشان در اداره امور کاری جنگ، دچار محدودیتهایی شده بودند و نیاز داشتند تا افسرانی به عنوان ارشد و فرمانده انتخاب کنند. و در نتیجه آلمانها اما در انتخاب افسران ارشد، دیگر نمیتوانستند با استفاده از روشهای سنتی یعنی مشاهده عملکرد افسران در جنگ، آنها را گزینش کنند و از این رو تصمیم گرفتند از فضای شبیه سازی شده استفاده کنند. به همین خاطر، یک کانون ارزیابی متشکل از تعدادی روانشناس و فرمانده جنگی را تشکیل دادند تا فضای جنگ را برای سنجش رفتار داوطلبان، شبیه سازی کنند؛ با این هدف که ویژگیها و شایستگیهای رهبری افسران ارشد را بسنجند و بهترین افسران را برای ارتقا انتخاب کنند. بعدها کانون ارزیابی در ارتش انگلستان و آمریکا هم استفاده شد. از آن زمان به بعد، مبنای اصلی تشکیل کانونهای ارزیابی، همین فضاهای شبیه سازی شده کار هستند.
- کانونهای ارزیابی با اهداف سازمانی و استخدام چه زمانی متداول شد؟
به لحاظ صنعتی، اولین بار در سال 1956 کانون ارزیابی در آمریکا و شرکت مخابراتی AT&T مورد استفاده قرار گرفت. در این شرکت از کانون ارزیابی برای سنجش سوپروایزرها و انجام یکسری پیش بینیها درباره سنجش رفتار مدیران استفاده شد و نتایج این ارزیابی طی 20 سالی که در شرکت مورد مشاهده قرار گرفت جالب بود؛ ارزیابی نتایج به دست آمده نشان داد که شکستهایی که از طریق این کانون پیش بینی شده بود، تا 93 درصد درست از آب درآمد و پیش بینی موفقیت افراد تا 85 درصد محقق شد. بنابراین میتوان گفت کانونهای ارزیابی جزو ابزارهایی است که تا حد زیادی نتایج قابل استنادی را درباره شایستگیهای رفتاری افراد به ما نشان میدهد. همچنین به صورت کلی و بر اساس تحقیقاتی که در این حوزه انجام شده است میتوان گفت که به طور میانگین، نتایج کانون ارزیابی برگزار شده در شرایط استاندارد تا 70 درصد قابل استناد است.
- منظورتان از سنجش شایستگیها، مجموعه توانمندیهای فردی برای انجام دادن کارهاست؟
اگر بخواهیم دقیق به واژهها دقت کنیم باید گفت که در کانون ارزیابی، توانمندیها به تنهایی سنجیده نمیشود؛ چرا که توانمندی یعنی مجموعه کارهایی که یک فرد میتواند انجام دهد، بدون در نظر گرفتن انگیزه، ادارک فرد یا موقعیت او، اما شایستگی، مجموعهای از رفتارها است که فرد در یک موقعیت خاص از خود نشان میدهد و کمک میکند تا به نتایج مطلوب در شغل خود برسد. در واقع نتیجه کانون ارزیابی میتواند این اطمینان نسبی را ایجاد کند که آیا فرد موردنظر، شایستگی مورد سنجش رو برای استخدام یا توسعه دارد یا نیازمند بهبود آن است.
نتیجه کانون ارزیابی می تواند این اطمینان نسبی را ایجاد کند که آیا فرد موردنظر، شایستگی مورد سنجش رو برای استخدام یا توسعه دارد.
- با این تعریف، آیا شایستگی بازهم به توانمندی فرد ارتباطی پیدا نمیکند؟
توانمندیهای فردی قطعا روی شایستگیها تاثیر میگذارد اما در کانون ارزیابی مشخصا شایستگیها سنجیده میشوند. مثلا ما در کانونهای ارزیابی بررسی میکنیم آیا شما شایستگی رهبری در آن حوزه شغلی مدنظر را دارید یا خیر؟ این نکته را هم درنظر بگیرید که رفتارها و شایستگیها، طیف گستردهای دارند و در کانونهای ارزیابی این طیف شایستگی باید دقیقا مشخص باشد و تعیین کنیم کجا را مورد هدف قرار میدهیم.
در اینجا لازم است تاکید کنم کانون ارزیابی، شایستگی افراد را براساس موقعیتی که قرار است در آن قرار بگیرند میسنجند. مثلا شایستگی کارشناس بانکداری که پشت باجه نشسته با شایستگی یک کارشناس منابع انسانی در حوزه تفکر سیستمی کاملا متفاوت است.
یک مثال روشن دیگر از تعریف شایستگی فردی میتواند این باشد: از ماهی نخواهیم که از درخت بالا برود! چون ماهی، شایستگیهای لازم برای شنا کردن در دریا را دارد. بنابراین یک فرد فقط در موقعیت و شرایط مخصوص به خودش میتواند شایستگیهایش را نشان دهد.
- آیا می توان یک تعریف جامع از کانون ارزیابی ارائه کرد که مشخص کند کانونها چه مزایایی برای سازمان و خود فرد دارند؟
مطابق تعریف آکادمیک، کانون ارزیابی، فرایند استفاده از چند ابزار یا به عبارتی چند موقعیت ارزیابی مبتنی بر شبیه سازی است که توسط چند ارزیاب حرفهای برای ارزیابی شایستگیهای از پیش تعیین شده که همان مدل شایستگی است در یک ارزیابی شونده صورت میگیرد. این تعریف نشان میدهد که ما حتما باید برای هر کانون ارزیابی، یک مدل شایستگی مشخص داشته باشیم. در این تعریف از کانون ارزیابی، 3 بعد اصلی مشخص شده است؛ چند ابزار، چند ارزیاب و چند بعد از شایستگیهای فرد را میسنجیم. با این تفاسیر، کانون ارزیابی به عنوان یک فرایند میتواند به عنوان بخشی از مراحل استخدام و حتی برای سنجش شایستگیها جهت توسعه و ترفیع درون سازمانی و رشد کارکنان هم مورد استفاده قرار گیرد.
کانونهای ارزیابی نه تنها ابزار مناسبی برای ارزیابی شایستگیهای فرد در ارتباط با سازمان هستند بلکه به خود فرد هم کمک میکنند؛ چرا که کانونها فضایی برای بروز و شکوفایی استعدادهای فرد در ارتباط با گروه و سنجه ها فراهم میآورد و کمک میکند هم در حین آزمون و هم پس از دریافت گزارش تحلیلی که به صورت ویژه برای ایشان از طرف ارزیابها ارائه میشود، بیشتر با توانمندیهای خودش آشنا شود. از این رو این گزارش میتواند راهنمای خوبی برای مسیر توسعه فردی شخص باشد.
کانون ارزیابی به عنوان یک فرایند می تواند به عنوان بخشی از مراحل استخدام و حتی برای سنجش شایستگی ها جهت توسعه و ترفیع درون سازمانی و رشد کارکنان هم مورد استفاده قرار گیرد. کانونهای ارزیابی نه تنها ابزار مناسبی برای ارزیابی شایستگیهای فرد در ارتباط با سازمان هستند بلکه به خود فرد هم کمک میکنند؛ چرا که کانونها فضایی برای بروز و شکوفایی استعدادهای فرد در ارتباط با گروه و سنجهها فراهم میآورد و کمک میکند هم در حین آزمون و هم پس از دریافت گزارش تحلیلی که به صورت ویژه برای ایشان از طرف ارزیابها ارائه می شود، بیشتر با توانمندیهای خودش آشنا شود. از این رو این گزارش میتواند راهنمای خوبی برای مسیر توسعه فردی شخص باشد.
- اشاره کردید هر سازمان در کانون ارزیابی باید مدل شایستگی خود را داشته باشد. این مدل شایستگی که قرار است در کانون ارزیابی مورد استفاده قرار گیرد از چه شاخصهایی نشات میگیرد؟
مدل شایستگی هر کانون ارزیابی میتواند برمبنای نیازهای هر سازمان تعریف شود و باید درنظر بگیریم برای چه شغلی میخواهیم ارزیابی انجام دهیم. از این رو باید تعیین کنیم در آن شغل مشخص برای دستیابی به موفقیت چه شایستگیهایی موردنیاز است؟ مثلا اگر در سطح مدیریت میخواهیم ارزیابی انجام دهیم یکسری از شایستگیهای پرکاربرد، میتواند رهبری، تفکر سیستمی و ...باشد. در کانونهای ارزیابی استاندارد، تلاش میشود در مدل شایستگی، 6 تا 9 شایستگی به صورت دقیق تعریف شوند و چند ابزار برای بررسی آن انتخاب میکنند و نهایتاً هر شایستگی توسط حداقل دو ابزار سنجیده میشود تا خروجی کار مورد اعتماد باشد.
اشتباه رایجی که در تعریف مدل شایستگی در بعضی سازمانها به وجود میآید این است که به جای تک شایستگی، خوشهای از شایستگیها را تعریف میکنند. مثلا در تعریف خوشه مدل شایستگی رهبری را در نظر گرفته و مواردی مثل مسئولیت پذیری، تعامل، ارتباط و ... را به عنوان زیر مجموعه آن تعریف میکنند. در حالی که هر کدام از این عناصر تعاریف و دسته بندیهای خاص خود را دارند و به این شکل ممکن است ارزیاب نتواند به دقت و به درستی شایستگی های فرد را ارزیابی کند.
- منظورتان از ابزارهای ارزیابی شایستگی چیست؟
ما برای کانونهای ارزیابی، ابزارهای مختلفی داریم؛ از یک منظر میتوانیم بگوییم برای هر کانون ارزیابی 3 دسته ابزار تعریف میشود؛ اول ابزارهای فردی مثل پرسشنامه، تحلیل موردی، تمرین نوشتاری، انواع آزمونها همچون سنجش هوشهای چندگانه مثل هوش محاسباتی، و یا هوش هیجانی و گاهی پرسشنامههای رفتاری، ابزارهای دسته دوم ابزارهای تعاملی و دونفره مانند کشف اطلاعات، ارائه شفاهی، ایفای نقش و مصاحبه و ابزارهای دسته سوم، فعالیتهای گروهی هستند؛ همچون شاخصهایی که در کار گروهی و مثلا در یک بازی سنجیده میشود. در واقع ما از افراد میخواهیم تا در قالب گروههای مشخص، یک بازی را انجام دهند و رفتار آنها را در حین بازی میسنجیم؛ یا از تیمها میخواهیم به کمک چند وسیله، یک ماکت طراحی کنند. تمام رفتاری که فرد در حین بازی انجام میدهد را ثبت میکنیم و سپس براساس آن مدل شایستگی تعریف شده، شخص را ارزیابی میکنیم.
یا ابزار دیگر، بحث گروهی است؛ به این معنا که برای انجام یک بحث گروهی ما یک سناریو را به افراد میدهیم تا براساس آن با هم صحبت کرده و تصمیم بگیرند. با رصد رفتار افراد به کمک این ابزارها متوجه میشویم فرد شایستگیهای لازم را دارد یا خیر. این ابزارها کاملا ویژه هر سازمان قابل طراحی هستند. مثل اینکه حتی میتوانیم به عنوان ابزار، فضای کاری مدنظر را شبیه سازی کنیم. مثل طراحی فضای یک بانک و حتی استخدام چند بازیگر به عنوان مراجعه کننده برای اینکه فضای کاری یک بانک را به نمایش بکشند و آن وقت ارزیابها بتوانند رفتار حرفهای فرد به عنوان بانکدار را در این فضای شبیه سازی شده ثبت کرده و بسنجند.
نکته مهم در کانونهای ارزیابی این است که ما به دنبال قضاوت افراد نیستیم! تنها انطباق فرد و شایستگیهایش با شغل یا منصبی که قرار است بر عهده بگیرد مدنظر ماست و میسنجیم که آیا فرد شایستگیهای لازم را دارد یا خیر!
- آیا استانداردهای بین المللی برای اجرای کانون ارزیابی وجود دارد؟
کانون ارزیابی، چارچوب مشخصی دارد و استاندارد و گایدلاینی برای آن تعریف شده است. در کشور ما تا قبل از سال 1384 کانونهای ارزیابی خیلی رایج نبودند و پس از آن به صورت پراکنده با تنوع سبک و رویکرد هر سازمان با توجه به مدل و نیاز خودش این آزمونها را برگزار میکرد. اما از سال 1394 با ابلاغیه دولت تقریباً زبان مشترکی ایجاد و یک مدل استاندارد برای کانونهای ارزیابی تعریف و از آن در استخدامهای دولتی استفاده شد. همین حالا نیز در استخدامهای دولتی کانون ارزیابی اجباری بوده و براساس مدل شایستگی مورد تایید دولت برگزار میشود؛ تمام افرادی که قرار است در رده های بالا استخدام شوند تحت سنجش این کانون ارزیابی با مدلهای شایستگی تعیین شده، قرار میگیرند. در حال حاضر در سازمانهای خصوصی نیز، کانونهای ارزیابی به صورت سلیقهای برگزار میشود. اما مهمترین آیتمی که درباره کانونها وجود دارد این است که بتوانند از استانداردها تبعیت کنند تا میزان خطا و اشتباه در فرایند ارزیابی کاهش یابد و به عدد 70 درصد به عنوان شاخص پیش بینی شایستگی افراد نزدیکتر شوند.
- مثالی از استانداردها در کانون ارزیابی میزنید؟
در شرایط استاندارد برای تناسب ارزیاب و ارزیابی شونده به منظور کمک به روایی صوری کانون، استاندارد میگوید که تعداد ارزیاب مورد نیاز از تقسیم تعداد ارزیابی شونده بر دو به اضافه یک مشخص میشود.. بر این اساس به ازاء هشت نفر که قرار است مورد ارزیابی قرار گیرد باید 5 نفر ارزیاب در کانون شرکت کنند. البته همان طور که اشاره کردم کانونهای ارزیابی یک دستورالعمل و راهنما با استانداردهای مشخص در دنیا دارند که جهت دستیابی به نتایج دقیق، بهتر است براساس آن عمل کنند.
- در تعریف مدل شایستگی هر سازمان برای کانون ارزیابی، آیا فرهنگ سازمانی میتواند تاثیرگذار باشد؟
به نکته خوبی اشاره کردید؛ در وهله اول سازمان باید شناخت درستی از خودش و نیازش داشته باشد تا بتواند به کمک ارزیابهای حرفهای، یک مدل شایستگی طراحی کند که نیاز اصلیاش برای شناخت و ارزیابی افراد تامین شود. در وهله دوم خود سازمان باید درنظر بگیرد آیا کانون ارزیابی و مدل طراحی شده مناسبش است یا خیر؛ فرهنگ سازمان اینجا خودش را خیلی بیشتر نشان میدهد. مانند سازمانهایی که هنوز به بلوغ لازم نرسیدند و براساس خروجی و نتایج کانون ارزیابی، روی افراد برچسب گذاری میکنند. مثل اینکه این فرد توانایی رهبری ندارد؛ یا این فرد در کار گروهی اصلا خوب نیست! اینجاست که کانون ارزیابی به جای اینکه به سازمان کمک کند بیشتر به آن آسیب میزند.
- از آنجا که عامل ارزیابی در کانون، عامل انسانی است، چقدر کانونهای ارزیابی استخدام میتوانند در نتایج خود اشتباه کنند؟
همان طور که ابتدا هم اشاره کردیم پیش بینی نتایج کانون ارزیابی که در شرایط استاندارد برگزار شود تا 70 درصد صحیح هستند اما مواردی هم وجود دارد که ممکن است فرد در روز آزمون شرایط مناسبی برای حضور در تستها و کار گروهی نداشته باشد و همین باعث میشود نتایج از صحت مناسب برخوردار نباشند و ارزیابها هم این موضوع را ثبت کنند. طبیعتا این فرهنگ یک سازمان را نشان میدهد که در چنین مواردی با رعایت عدالت به نتایج به دست آمده قطعیت و تعمیم ندهند.
- آیا در کانون ارزیابی سنجههایی وجود دارد که میزان خطاها را مشخص کند؟
از آنجا که تعداد ابزارها برای سنجش شایستگی فرد متعدد و متفاوت است، میزان خطا در نتایج تا جای ممکن کاهش مییابد. اما باز هم می گوییم با رعایت تمام استانداردها در بهترین حالت نتایج کانون ارزیابی تا 70 درصد صحیح هستند و انطباق با شایستگیهای فرد را نشان میدهند. اما باز هم 30 درصد برای خطای انسانی درنظر گرفته میشود.
در دوران آموزشی که برای ارزیابها برگزار میشود تمام این خطاها به دقت مطرح میشود؛ خطاهایی مثل سوگیری، یک طرفه بودن نتایج و ...یک ارزیاب حرفهای در تمام مدت ارزیابی فقط باید به عنوان یک مشاهدهگر حرفهای، دادهها را به خوبی ثبت کند و بعد از اینکه ارزیابی تمام شد درباره مشاهدات با توجه به مدل شایستگی نتایج را اعلام کند.
- به نظر شما افراد با کسب چه مهارت ها و دانشی می توانند در فرایند کانون ارزیابی استخدام موفقتر باشند؟
برای مشاغل مختلف اغلب دو شایستگی را مدنظر قرار میدهیم؛ یکسری شایستگیهای تخصصی شغل هستند که دامنه کاربرد آنها محدود و مبتنی بر مهارتهای تخصصی فرد در شغل مورد نظر است؛ توسعه پذیری این شایستگیها آسان است و با آموزش و تجربه به دست میآید. کانون ارزیابی به این شایستگی چندان توجهی ندارد؛ در واقع تمرکز کانون ارزیابی بر سنجش مهارتهای نرم هر فرد است که دامنه کاربرد این مهارتها گسترده است و به سبک رفتار فرد بستگی دارد و سخت تر قابل آموزش است؛ شاید بتوان برای توسعه مهارتهای نرم، آموزش دید و مطالعه کرد؛ مقاله خواند اما در نهایت چون مهارتهای نرم مبتنی بر تجربه و رفتار هستند نیازمند یک پیشینه رفتاری در فرد است که سالها در خودش تقویت کرده؛ آموزش دیده و قادر به بروز آن رفتار است.
مثلا وقتی درباره مهارت شنوایی موثر صحبت میکنیم یک فرد چطور میتواند شنوایی موثر را یاد بگیرد؟ قطعا لازم است فرد یک دانش ابتدایی درباره آن داشته باشد و مدتها تمرین کرده باشد. تا به مرور رفتار را در خود تقویت کرده و بروز دهد. کانون ارزیابی درباره سنجش چنین رفتارهایی به فرد بازخورد میدهد که یا این شایستگی در فرد وجود دارد یا نیازمند بهبود است و بر اساس آن فرد میتواند بیشتر روی این مهارت متمرکز شود و آن را بهبود بخشد.
دکتر هادی فرحزادی از اساتید حوزه کانون ارزیابی در این رابطه یک مثال جالب دارند و شایستگیهای فرد را در قالب یک قایق ترسیم میکنند و میگویند بدنه قایق از توانمندی فرد نشات گرفته است؛ بادبان قایق، همان انگیزه فرد است که نقش نیروی پیشران او را دارد. سکان قایق ادراکی است که فرد نسبت به نقشش دارد و او را به سمت مشخصی هدایت میکند و دریا همان موقعیتی است که فرد در آن قرار گرفته است. ما در کانون ارزیابی این قایق را درباره فرد شبیه سازی میکنیم و سعی میکنیم براساس آن شایستگی فرد را بسنجیم. طبیعی است زمانی که جنس بدنه قایق (توانمندی های فرد) ضعیف باشد حتی اگر قایق بادبان قوی داشته باشد نمیتواند در مسیر تلاطم دریا به خوبی به سمت هدف پیش رود یا مثلا اگر سکان قایق (درک فرد نسبت به نقش و جایگاهش) به درستی عمل نکند قایق به هر طرف در دریا ممکن است کشیده شود.
- چه دسته از سازمانها و شرکتها به سمت برگزاری کانون ارزیابی میروند؟ آیا کانونهای ارزیابی صرفا برای ارزیابی مشاغل کلیدی و یا انتصاب نیروهای ارشد در سازمان کاربرد دارد؟
کانونهای ارزیابی برای کاربردهای مختلف برگزار میشود؛ از فرایندهای جذب استخدام تا انتصاب افراد برای سمتهای بالاتر، آموزش افراد و حتی مسائلی مثل عارضه یابی در سازمانها همگی میتوانند جزو کاربردهای برگزاری کانون ارزیابی باشند. در واقع سازمانها و شرکتهای مختلف به فراخور نیاز خود از کانون ها استفاده میکنند؛ اما ازآنجا که برگزاری کانونهای ارزیابی برای سازمانها و شرکتها هزینه های بالایی دارد اغلب سازمانها از کانون ارزیابی برای مشاغل کلیدی و پستهای مدیریتی استفاده میکنند.
همچنین عواملی مثل نوع فرهنگ سازمان، تصمیمهای مدیران ارشد و سرمایه انسانی سازمان و ...همگی عواملی هستند که میتوانند بر کاربرد کانون ارزیابی تاثیر بگذارند.
- کانونهای ارزیابی استخدام چطور میتواند روی عارضه یابی در سازمانها مطرح باشد؟
اجازه بدید با ذکر مثالی به این موضوع بپردازیم. اخیرا مدیرعامل یکی از سازمانهای بزرگی که با آنها همکاری داشتم متوجه شده بوده که از نظر مهارتهای نرم اغلب مدیران میانی و حتی کارشناسان این سازمان، دچار نقص هستند و تمایل پیدا کرده بود که دورههای آموزشی در این خصوص برای آنها برگزار کند؛ به همین خاطر برای شناسایی نقاط قابلی بهبود هر فرد، تصمیم گرفتند تا کانونهای ارزیابی برگزار شود و این شناخت به وجود بیاید که هر فرد باید در چه کلاس آموزشی شرکت کند.
در واقع وقتی کارها در یک سازمان به درستی پیش نمیرود مدیران ارشد یا باید به کمک راهکارهای داخلی مشکل را شناسایی کرده و حل کنند و یا میتوانند از متخصصان ارزیاب کمک بگیرند تا متوجه شوند مثلا چه مهارتها و آموزشهایی لازم است تا در جهت رفع عارضه به وجود آمده در سازمان برگزار شود. از این رو کانون ارزیابی از آنجا که شایستگیها را میسنجد در فرایند شناسایی، اگر متوجه شود عارضه رخ داده در سازمان مربوط به کمبود مهارتهای افراد است به مدیران سازمان پیشنهاد می کند تا با برگزاری دوره های آموزشی لازم به رفع مشکل اقدام کنند.
نکته مهمی که میخواهم به آن در این بخش اشاره کنم این است که برگزاری کانون ارزیابی زمانی میتواند برای یک سازمان مفید باشد که ابتدا نیاز ارزیابی به درستی در آن سازمان شناسایی شده باشد و از همه مهمتر فرهنگ ارزیابی در آن سازمان وجود داشته باشد؛ سپس از کانون ارزیابی به عنوان ابزار شناسایی شایستگیهای افراد استفاده شود. وقتی در یک سازمان هنوز شاخص عملکرد افراد مشخص نیست با برگزاری کانون در حقیقت بزرگترین ضربه و آسیب را به آن سازمان میزنیم.
وقتی در یک سازمان هنوز شاخص عملکرد افراد مشخص نیست با برگزاری کانون در حقیقت بزرگترین ضربه و آسیب را به آن سازمان می زنیم.