آشنایی با شغل کارمند اداری:
همان طور که از نام این شغل پیداست، انجام وظایف امور اداری و دفتری بر عهده کارمندان اداری است.
کارمندان اداری به اندازه سابقه تشکیل سازمان‌ها و شرکت‌ها در جهان سابقه دارند. وظایف این افراد آنقدر متنوع است که نمی‌توان فهرست آن‌ها را در یک واحد خاص عنوان کرد. وظایف یک کارمند اداری اغلب مطابق فرآیندهای کاری مجموعه تعیین می شود. اما در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف، کارمندان بخش اداری وظایفی همچون پاسخگویی به تلفن، تایپ اسناد و نامه‌ها، دفترداری، کار با دستگاه‌های اداری و بایگانی اسناد و مدارک و .... را بر عهده دارند. برای آشنایی با وظایف یک کارمند اداری با ما در این مقاله کاران همراه باشید.
وضعیت استخدام و بازار کار کارمند اداری
کارمندان اداری می‌توانند در هر سازمان یا شرکت دولتی یا خصوصی (عمدتا شرکت‌های بزرگ) استخدام شوند. در این مراکز، مدیران هر بخش وظایف دقیق و مشخص کارمندان اداری را تعیین می‌کنند. ویژگی مهم استخدام در مشاغل اداری، زمان مشخص ورود و خروج کارمندان است. تقریبا در تمام سازمان‌ها و شرکت‌ها، کارمندان طبق برنامه زمانی مشخص که طبق قوانین وزارت کار تعیین می‌شود به صورت تمام وقت و یا در مواردی پاره وقت مشغول به کار می‌شوند.
نمونه رزومه کارمند اداری را در کاران ببینید و رزومه مناسب برای خود بسازید
شرح وظایفی که کارمند اداری ملزم به انجام آن است
همان طور که اشاره کردیم کارمندان اداری براساس برنامه خاص یک شرکت در بخش‌های مختلف، مسئولیت‌هایی بر عهده دارند. در ادامه این مقاله کاران به وظایف عمومی یک کارمند اداری اشاره کرده‌ایم:
- پاسخگویی به تلفن، ارتباط دادن تماس‌ها و دریافت پیام
- جمع آوری، کپی، دسته بندی و بایگانی اسناد مربوط به فعالیت‌های اداری واحد
- تکمیل و ارسال صورت‌حساب‌ها، قراردادها، فاکتورها و چک‌ها
- دریافت و ارسال نامه از طریق سیستم اتوماسیون
- انجام امور اداری واحدهای مختلف یک شرکت
- ارتباط با مشتریان، کارمندان و افراد دیگر برای پاسخگویی به سؤالات
- پاسخ گویی به نامه‌ها
مهارت‌ها و دوره‌های آموزشی مورد نیاز شغل کارمند اداری:
برای استخدام در شغل کارمند اداری نیاز به تحصیل در رشته خاصی نیست. افراد دارای مدرک کاردانی و کارشناسی در رشته‌های مختلف می‌توانند کارمند اداری شوند. با این وجود کارمند اداری باید دوره آموزشی‌های زیر را گذرانده باشد:
- نرم افزارهای اداری
- ICDL
یک کارمند اداری باید مهارت‌های زیر را برای استخدام داشته باشد:
- اصول و قوانین اداری
- اصول گزارش نویسی
- Microsoft Office
- آشنایی با اینترنت
- اصول نامه نگاری اداری
- بایگانی
- برقراری ارتباط موثر با دیگران
شخصیت شناسی کارمند اداری:
افرادی که به دنبال انجام کارهای منظم و غیرتخصصی هستند می‌توانند گزینه‌های خوبی برای استخدام در شغل کارمند باشند. متقاضیان استخدام در مشاغل امور اداری باید در انجام کارهای دفتری منظم و متبحر و با دقت باشند. یک کارمند اداری باید توانایی نوشتن گزارش و ارسال نامه‌های اداری را داشته باشد. داشتن سرعت عمل برای پیشبرد امور در زمان برنامه ریزی شده، بازدهی کارمندان مشاغل اداری را بالا می‌برد.
۴ چالش پیش روی کارمندان اداری:
- یکنواختی در کار و چالش روزمرگی
- عدم پذیرش مسئولیت‌های جدید به دلیل مشخص بود شرح وظایف
- مواجهه با چالش در بهم ریختگی برنامه‌ها
- توانایی مدیریت بحران در بروز مسائل پیش بینی نشده اداری
با آزمون های شخصیت شناسی کاران، خودتان را بهتر بشناسید
ویدئو رزومه بسازید و یک قدم جلوتر از بقیه باشید
بایدها و نبایدهای یک رزومه شغلی برای استخدام موفق
