متصدی امور دفتری کیست و چه وظایفی دارد؟
متصدی امور دفتری (به انگلیسی Office Clerk) همان طور که از نامش پیداست مسئول رسیدگی به امور دفتری و اداری در یک مجموعه کاری است. از پاسخگویی به درخواست‌های مراجعه کنندگان تا پیگیری و مکاتبات اداری و هماهنگی‌های لازم برای فعالیت‌های اجرایی یک شرکت یا سازمان برعهده متصدی امور دفتری است .
با این حال وظایف کارمندان متصدی امور دفتری با توجه به ابعاد یک سازمان و فرآیندهایی که دارد تعریف می شود.
بازار کار و استخدام متصدی امور دفتری
استخدام کارشناس امور اداری و مسئول کارهای دفتری یکی از ردیف‌های پرتقاضا در آگهی‌های استخدامی حوزه اداری است. برای استخدام کارشناس امور اداری نیاز به داشتن مدرک دانشگاهی خاصی نیست؛ با این حال فارغ التحصیل رشته‌هایی مثل مدیریت امور اداری، کارشناس آموزش و منابع انسانی از گزینه‌های مناسب برای استخدام متصدی امور دفتری هستند.
برای استخدام در شغل موردعلاقه تان احتیاج به یک رزومه دارید؛ همین حالا یک رزومه حرفه ای بسازید
شرح وظایف متصدی امور دفتری:
تهیه و تایپ کلیه نامه‌ها و گزارشات اداری موردنیاز
پاسخگویی به مراجعات حضوری و تلفنی
بازبینی و تصحیح مطالب تایپ شده
طبقه بندی، ثبت و نگهداری فایل‌های رایانه‌ای و تهیه نسخه پشتیبان از آنها
بررسی نامه‌ها، اوراق، پرونده‌ها و سایر مکاتبات ورودی و خروجی
ثبت خلاصه مشخصات، موضوع، شماره و جریان نامه‌های وارده و صادره در دفاتر و سیستم های مربوطه
انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی پرونده‌ها، اوراق، نامه ها و گزارشات وسایر اسناد و مدارک واحد مربوطه در محل‌های مخصوص
بازبینی و کنترل ضمائم نامه‌های وارده و صادره
تهیه مدارک، مستندات و گزارش‌های لازم
تفکیک و توزیع نامه‌ها و گزارشات و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوطه و پیگیری آنها
اطلاع رسانی و تنظیم وقایع، رویدادها، جلسات، نشست ها، سمینارها
انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام بالاتر
مهارت ها و توانمندی های تخصصی مورد نیاز برای متصدی امور دفتری:
آشنایی کامل با نرم افزارهای آفیس و اینترنت
مسلط به مهارت های هفتگانه ICDL
آشنایی کامل با امور اداری، دفتری و آموزش
تسلط به نرم افزارهای تایپ و نامه نگاری به زبان های فارسی و انگلیسی
آشنایی کافی با اتوماسیون اداری و کار با ماشین های اداری مثل کپی ، اسکنر، فکس و ...
آشنایی لازم با نرم افزارهای ارسال پیام و ایمیل
آشنایی لازم با نرم افزارهای مدیریت داکیومنت
آشنایی لازم با نرم افزارهای حسابداری
آشنایی کافی با زبان انگلیسی
حقوق و دستمزد متصدی امور دفتری:
یک متصدی امور دفتری اگر در روزها و ساعت های اداری هفته مشغول به کار شود، اغلب مطابق حقوق وزارت کار درآمد دارد. اما درآمد و حقوق متصدی امور دفتری با توجه به مهارت و سابقه کار آن متفاوت است، میزان سابقه کاری و مهارت ها، تعیین کننده میزان حقوق یک متصدی امور دفتری است که این موضوع با توجه به شرایط شرکت ها متغیر است. به طور کلی حقوق یک متصدی امور دفتری با تجربه حدود سه تا هفت سال در سال ۱۴۰۰ از ۳/۵۰۰/۰۰۰ تومان (کمترین) تا ۵/۰۰۰/۰۰۰ تومان (بالاترین) متغیر است.
تیپ شخصیتی متصدی امور دفتری
اگر می خواهید به عنوان متصدی امور دفتری استخدام شوید با توجه به جنس کارتان لازم است روابط عمومی بالایی داشته باشید و در عین حال دقیق و جزئی نگر باشید. مطابق نتیجه تست شخصیت شناسی MBTI بهترین تیپ شخصیتی برای استخدام شغل مسئول امور دفتری تیپ شخصیتی ESFJ است. در این مقاله می توانید درباره تیپ شخصیتی ESFJ بیشتر بخوانید.
بیشتر بخوانید:
