استخدام منشی در کنار سایر کارکنان شرکت اهمیت بسیاری دارد و به دلیل مسئولیت‌هایی که این فرد در شرکت دارد، می‌تواند تأثیر بسیار زیادی نیز روی برندینگ شرکت داشته باشد.
منشی‌ها بسته به محل کارشان وظایف مختلفی اعم از اجرایی و اداری گرفته تا مالی و روابط عمومی به عهده دارند که با اینکار بار مسئولیت مدیرانشان را سبک می‌کنند.
وظایف شغلی آنان شبیه به دستیارها است. به طور کلی آنها مدیریت تماس‌ها و تقویم‌های کاری، هماهنگی جلسات، مدیریت زمان، آماده‌سازی گزارش‌ها و مستندات مدیریتی، نگهداری اطلاعات و پرونده‌ها و ارتباط با ارباب رجوعان را برعهده دارند.
بهترین منشی ها، کسانی هستند که با تمام ابزارها و فرآیندهای محل کار خود آشنایی داشته باشند. برای اینکه با شرح وظایف و ویژگی‌های منشی آشنا شوید مقاله همه چیز درباره شغل منشی را هم مطالعه کنید.
آنها باید جزئی‌نگر و منظم باشند و همچنین در برقراری ارتباطات نوشتاری و کلامی مهارت داشته باشند.
همانطور که می‌دانید این شغل بازار وسیعی دارد و موقعیت‌های مختلفی در هر شهر و صنفی برای موقعیت شغلی منشی وجود دارد.
افرادی که در شغل منشی دارای مدرک تحصیلی نیستند می‌توانند در دوره‌های فنی شرکت کنند تا مهارت‌های لازم برای تبدیل‌شدن به یک منشی که شامل نحوه نگارش در تجارت، مستندسازی، سازمان‌دهی و دسته‌بندی، پردازش داده و حسابداری را کسب کنند.
نمونه سوالاتی که یک منشی انتظار دارد در جلسه مصاحبه شغلی از او پرسیده شود به شرح زیر است:
- چه عاملی باعث شد که این شغل را انتخاب کنید؟
- درمورد سختی ها و چالش های شغل منشی‌گری صحبت کنید.
- چه رفتاری در این موقعیت شغلی موجب رنجش شما و ترک محل کار میشود؟
- تا به حال چه مکاتبات یا مدارک رسمی را آماده کرده‌اید؟
- به مهارت‌های رایانه‌ای خود چه نمره‌ای می‌دهید و درتجربه کاری قبلی از چه نرم‌افرازهایی برای کارهای‌تان استفاده می‌کردید؟
- درباره تجربه‌ای پر چالش صحبت کنید که در آن شما از عهده انجام‌دادن هم‌زمان چندکار به صورت موفقیت‌آمیز برآمده‌اید؟
- برای هماهنگی‌های یک جلسه مدیران چه موارد و جزئیاتی را رعایت می‌کنید؟
- چه اقداماتی برای حفظ اطلاعات محرمانه شرکت انجام می‌دهید؟
- تصور کنید که با یک مراجعه‌کننده سِمِج مواجه هستید که اصرار دارد با مدیر صحبت کند و از طرف دیگر، مدیر اصلا وقت صحبت‌کردن ندارد، چه کاری در این مورد انجام می‌دهید؟
- اگر زمانی پیش بیاید که مجبور شوید بیشتر از ساعت کاری در محل کار حضور داشته باشید یا نیاز به مسافرت کاری شود، چگونه آن را مدیریت می‌کنید؟
- ساعت‌هایی که کار زیادی ندارید در دفتر کار چه فعالیتی انجام می‌دهید؟
شما هم با عنوان کارجو در مصاحبه استخدامی برای شغل منشی می‌توانید این موارد را از کارفرما بپرسید:
- نحوه پرداخت حقوق چگونه است؟
- ساعت کاری به چه صورت است؟ (شناوری وجود دارد)
- آیا در تعطیلات آخر هفته و تعطیلات رسمی شیف کاری دارید؟
- میزان اضافه کاری و تعطیل کاری به چه صورت محاسبه میشود؟
- امکانات رفاهی سازمان یا شرکت شامل چه مواردی است؟ (وعده غذایی، بیمه تکمیلی، اتاق استراحت، سرویس ایاب و ذهاب، پاداش)
در نهایت به خاطر داشته‌باشید که فردی برای منشی‌گری در کسب وکار شما مناسب است که در کنار تمام مزیت‌هایی که در زمینه تجربه و مهارت دارد، برای سازمان شما ارزش قائل شود و تمام تلاش خود را برای رسیدن به آن اهداف انجام دهد.
بیشتر بخوانید:
