آشنایی با شغل منشی و وظایف آن:
یک منشی باید تلاش کند با رفتاری مناسب، تصویر خوبی از محیط کاری خود در ذهن دیگران بسازد. در تصور عام، وظیفه یک منشی فقط پاسخگویی به تلفن‌‌‌‌‌‌ها و زمان بندی ملاقات‌‌‌‌‌‌ها است، در حالی که در شرکت ها و سازمان های بزرگ یک منشی وظایف بسیار مهم‌‌‌‌‌‌تری برعهده دارد. تهیه پیش نویس نامه‌‌‌‌‌‌ها، آرشیو و نگهداری از اسناد و پاسخ به تماس گیرندگان و انجام وظایف روزانه دفتری از دیگر مسئولیت‌‌‌‌‌‌های یک منشی است. شاید به همین دلیل کارفرمایان انتظار دارند منشی ها مرتب ترین رزومه های کاری را داشته باشند. برای دریافت نمونه رزومه منشی می توانید اینجا کلیک کنید و برای آشنایی با نحوه ی نوشتن یک رزومه کاری منشی این مقاله را بخوانید..
منشیها در شغل خود باید توانایی برقراری ارتباط با هر نوع قشری را داشته باشند؛ آن‌‌‌‌‌‌ها باید از رفتار اجتماعی مناسب، دایره لغات و روابط مناسبی در شان سازمان خود برخوردار باشند. حفظ آراستگی و رعایت پوشش اداری متعارف، از نکات مهمی است که در استخدام یک منشی به آن توجه ویژه‌ای می‌‌‌‌‌‌شود. برای آشنایی بیشتر با وظایف و موقعیت این شغل با ما در کاران همراه باشید.
وضعیت استخدام و بازار کار منشی:
منشیها می‌‌‌‌‌‌توانند در یکی از دفاتر، شرکت‌‌‌‌‌‌ها، سازمان‌‌‌‌‌‌ها و ادارات، مطب‌‌‌‌‌‌ها و ... استخدام شوند. ساعات کار یک منشی با توجه به نوع مرکزی که در آن مشغول به کار می شود، متفاوت است. لازم به ذکر است هر اندازه توانایی‌‌‌‌‌‌های فنی، دفتری، ارتباطی و اجتماعی یک منشی متناسب با محیط کارش بیشتر باشد شانس بیشتری دارد که در استخدام موفق‌تر باشد؛ در واقع مهارت‌‌‌‌‌‌های اصلی و یکی از عامل‌‌‌‌‌‌های موفقیت منشی، این است که از دایره لغات مناسب و توانایی‌‌‌‌‌‌های فنی و اجتماعی مناسبی برخوردار باشد. نمونه رزومه یک منشی را از اینجا ببینید.
همین حالا برای استخدام در شغل منشی می توانید یک رزومه حرفه ای بسازید
شرح وظایفی که یک منشی ملزم به انجام آن است:
گرچه مرز بین انجام مسئولیت‌‌‌‌‌‌های اداری در بسیاری از شرکت‌‌‌‌‌‌ها و سازمان‌‌‌‌‌‌ها در حال از بین رفتن است، (برای آشنایی با تفاوت وظیفه و مسئولیت این مقاله را بخوانید) اما می‌‌‌‌‌‌توان به طور کلی برای یک منشی وظایف کلی زیر را در نظر گرفت:
۱. پاسخگویی به تلفن
۲. آرشیو پیام‌‌‌‌‌‌های کاغذی و الکترونیکی و مستندات
۳. تنظیم وقت ملاقات و جلسات
۴. رسیدگی به ایمیل‌‌‌‌‌‌های رسیده
۵. پاسخگویی به نامه‌‌‌‌‌‌ها و ایمیل‌‌‌‌‌‌های ارجاع شده از سوی مدیریت
۶. کار با ماشین فکس، سیستم‌‌‌‌‌‌های اداری، تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات
۷. نامه نگاری به بخش‌‌‌‌‌‌های مختلف سازمان و برون سازمانی
مهارت‌‌‌‌‌‌ها و دوره‌‌‌‌‌‌های آموزشی مورد نیاز برای شغل منشی:
برای استخدام در شغل منشی نیاز به تحصیل در رشته خاصی مرسوم نیست. افراد دارای مدرک کاردانی و یا کارشناسی در رشته‌‌‌‌‌‌های مختلف می‌‌‌‌‌‌توانند به عنوان یک منشی استخدام شوند. البته رشته‌‌‌‌‌‌هایی مانند مدیریت اداری و اجرایی، روانشناسی و … بیشتر برای استخدام منشیها مورد نظر کارفرما هستند.
یک منشی باید دوره آموزشی زیر را گذرانده باشد:
- ICDL
منشیها باید ۹ مهارت زیر را داشته باشند:
- اصول و قوانین اداری
- اصول گزارش نویسی
- آشنایی با اینترنت
- اصول نامه نگاری اداری
- بایگانی
- Microsoft Excel
- Microsoft Word
- اتوماسیون اداری
- تایپ
شخصیت شناسی منشی
منشیها علاوه بر دقت و تمرکز ذهنی باید دارای ارتباطات اجتماعی مناسب باشند. متقاضیان استخدام در شغل منشی باید در انجام کارهای دفتری منظم و متبحر باشند. منشیها اغلب در سازماندهی امور توانا هستند و توجه زیادی به جزئیات دارند. افرادی که علاوه بر ویژگی‌‌‌‌‌‌های گفته شده، وقت شناس هستند و اطلاعات عمومی خوبی درباره‌‌‌‌‌‌ی شکل فعالیت هر شرکت و حوزه فعالیت آن دارند می‌‌‌‌‌‌توانند گزینه‌‌‌‌‌‌های خوبی برای استخدام در جایگاه یک منشی باشند و بازدهی کار را بالا می‌‌‌‌‌‌برند. طبق نتیجه تست شخصیت شناسی MBTI بهترین تیپ شخصیتی برای شغل منشی ESFJ و یا ENFJ است.
۵ چالش پیش روی یک منشی
ارتباط با مدیران و بخش‌‌‌‌‌‌های مختلف یک شرکت و سازمان از یک سو و مدیریت ارتباطات با مشتریان و مراجعه کنندگان بیرونی از سوی دیگر، همواره می‌‌‌‌‌‌تواند چالش‌‌‌‌‌‌های متعددی برای یک منشی ایجاد کند. در ادامه به برخی از این چالش‌‌ها اشاره کرده‌ایم:
۱. فشار کاری و حجم بالای شرح کارها
۲. چالش جلب رضایت مدیران
۳. زمان بر بودن فرایند مطابقت با فرهنگ و قوانین سازمان
۴. تشخیص اسرار و حفظ اسرار مهم سازمان
۵. کنترل حواشی به دلیل مطلع بودن منشیها از وقایع در حال وقوع
بیشتر بخوانید:
چگونه یک رزومه حرفه ای بسازیم؟
با رزومه ساز رایگان کاران یک پروفایل حرفه ای بسازید
با آزمون های شخصیت شناسی کاران، خودتان را بهتر بشناسید
ویدئو رزومه بسازید و یک قدم جلوتر از بقیه باشید
آشنایی با شغل کارشناس مرکز تماس و وظایف آن
