مراحل کلیدی در فرآیند ورود:
آماده‌سازی و استقبال:
• فضای کاری، کامپیوتر و ابزارهای لازم، برای ورود فرد جدید را آماده و مرتب کنید.
• روز اول کاری حتما قبل از همکار جدید در محل کار حضور داشته باشید و پیام خوش‌آمدگویی گرم به کارمند جدید بگویید.
• فضای شرکت را برای همکار جدید توضیح دهید، نحوه استفاده از وسائل عمومی مثل قهوه ساز، ماکروفر و ... را به او آموزش دهید.
• محل‌های عمومی شرکت مثل اتاق جلسات، اتاق کنفرانس، سرویس‌های بهداشتی، اتاق استراحت، فضای باز برای سیگار کشیدن یا گفتگوهای دوستانه را معرفی کنید.
اسناد و مدارک:
• مدارک لازم مانند فرم استخدام، ثبت‌نام در بیمه، معرفی مزایا و قرارداد اصلی را از قبل آماده کنید تا همکار جدید مطالعه و موارد لازم را تکمیل و امضا کند.
• سیاست‌ها، قوانین و دستورالعمل‌های شرکت تشریح کنید.
گرایش سازمان و مقدمات کار:
• همکار جدید را به اعضای تیم، سرپرستان و همکاران‌شان معرفی کنید.
• نمای کلی از تاریخچه، ارزش‌ها، ماموریت و اهداف شرکت ارائه کنید.
شفاف‌سازی نقش:
• به طور واضح وظایف و انتظارات از کارمند جدید را تشریح کنید.
• در مورد اینکه چگونه نقش آنها به کل سازمان کمک می‌کند بحث کنید.
آموزش و پرورش مهارت:
• ابزارها، نرم افزارها، رویه‌ها و پروتکل‌های ایمنی را به طور کامل آموزش دهید، برای این کار یک همکار مسلط انتخاب کنید تا در روزهای اول، فرد تازه وارد را همراهی کنید. معمولا این کار را منتورها انجام می‌دهند. در مقاله منتور کیست و منتورشیپ چیست کاران می‌توانید بیشتر راجب این موضوع مطالعه کنید.
• در مورد نحوه انجام وظایف خاص شغلی به طور موثر راهنمایی های لازم را به صورت مکتوب آماده کنید و اگر لازم است جلسات کوتاه بگذارید.
ایجاد روابط:
• فرد استخدام شده را برای ایجاد روابط با همکاران و مربیان تشویق کنید.
• حس تعلق در تیم و سازمان را با برنامه‌های کوچک جمعی پرورش دهید.
بررسی انتظارات عملکرد:
• انتظارات خود را برای همکار جدید شفاف کنید.
• تشریح فرآیند ارزیابی و معیارهای سنجش عملکرد را تشریح کنید.
حمایت مداوم:
• زمانی که کارمند جدید در نقش خود قرار می گیرد به طور مستمر او را راهنمایی و پشتیبانی کنید.
• منابع و فرصت‌ها را برای ارتقای مهارت و توسعه شغلی او فراهم کنید.
نقش مدیر منابع انسانی در Onboarding
مدیر منابع انسانی (HR) نقشی محوری در سازماندهی فرآیند انبوردینگ ایفا می کند. مسئولیت های وی جنبه های مختلفی از استقبال و ادغام کارکنان جدید را در بر می گیرد:
طراحی برنامه‌های Onboarding
مدیران منابع انسانی برنامه‌های سازمان یافته‌ای را ایجاد می‌کنند که با اهداف و فرهنگ سازمان همسو باشد و آن را طی جلسات داخلی به مدیران واحدها آموزش می‌دهند تا هیچ استخدامی خارج از این فرآیند صورت نگیرد.
خط مشی و انطباق:
منابع انسانی تضمین می‌کند که کلیه مدارک قانونی و سازمانی مورد نیاز با دقت و مطابق با مقررات تکمیل و در زمان صحیح شده‌است.
ارتباط و هماهنگی:
منابع انسانی با بخش‌های مختلف ارتباط برقرار می‌کند تا اطمینان حاصل کند که فضای کاری، ابزارها و منابع کارمند جدید قبل از ورود آماده شده‌است.
آموزش و توسعه:
منابع انسانی با نظارت بر جلسات آموزشی اطمینان می‌یابد که کارمند جدید مهارت‌ها و دانش لازم را برای ایفای مؤثر نقش خود دریافت می‌کند.
بازخورد و بهبود:
منابع انسانی با بازخوردهایی که هم از کارمند جدید و هم از تیم جمع‌آوری می‌کند، فرآیند پذیرش و آنبوردینگ را اصلاح کرده و از اثربخشی آن مطمئن می‌شود. در این مورد لازم است نظرسنجی‌های هدفمندی تهیه کرده‌باشد که به طور غیررسمی و در گفتگوهای دوستانه برای سوالات لازم پاسخ دریافت کرده و آن را یادداشت کند.
حفظ و مشارکت:
منابع انسانی مراحل پیشرفت همکار جدید را نظارت و به هر چالشی رسیدگی می‌کند و با ایجاد محیطی که تعامل طولانی مدت در آن امکان‌پذیر است، رضایت شغلی را ارتقا می دهد.
با تست رضایت شغلی سایت کاران میزان رضایت از شغل خود را بسنجید.
در واقع، نقش مدیر منابع انسانی در فرآیند ورود و پذیرش تازه وارد ها نقشی فراتر از وظایف اداری دارد. این موضوع شامل پرورش یک تجربه مثبت برای کارمند جدید، تسهیل ادغام او در سازمان، و زمینه سازی برای یک سفرکاری سازنده و موفق در شرکت است.
بیشتر بخوانید:
اولین روزکاری چگونه باشیم؟
اولین روزکاری چگونه هوشمندانه عمل کنیم؟
