چطور به کارمندان بازخورد بدهیم؟
یک مدیر برای بازخورد دادن به کارمندان لازم است از عملکرد و نتایج کاری تیم خود آگاه باشد و به موقع از بازخوردهای مثبت و منفی استفاده کند.برای بازخورد دادن موثر 10 روش زیر می تواند به شما کمک کند:
1.بر ترس خود غلبه کنید.
ممکن است به دلیل گریز از مقابله کارمندان و مقاومت های آنان، بازخورد ندهید. از طرفی دیگر ممکن است فکر کنید، فردی که به او بازخورد منفی می دهید نسبت به شما حس بدی پیدا می کند و با شما دچار مشکل می شود. یکی از کارهایی که می تواند ترس شما از بازخورد دادن را از بین ببرد، دادن برخی بازخوردهای مثبت است. می توانید از قبل بازخوردهایتان را آماده کنید و در نهایت توجه کنید که از بازخورد گریزان نباشید چراکه: بازخورد نه تنها ارزش به خطر انداختن روابط را دارد بلکه برای سلامت سازمان نیز ضروری است.
2.در نشان دادن بازخوردهای مثبت دقت کنید.
دقیقا بیان کنید که چه چیزی را تشویق می کنید و بگویید چه رفتار یا نتایجی از نظر شما عالی است تا کارمند بداند در صورت تکرار اینگونه رفتارها باز هم بازخورد مثبت می گیرد.
یکی از دلایلی که مدیران اغلب بازخورد مثبت نمی دهند این است که می ترسند افراد پررو شوند. اما واقعیت این است که کارمند وقتی پررو می شود که شما دقیقا مشخص نکنید چه کاری را تشویق می کنید. حتی اگر آن کار جزو وظایف فرد تعریف نشده باشد، او گمان می کند که کاری خارق العاده و خارج از وظیفه ای انجام می دهد و مطمئنا انتظار برایش ایجاد می شود.
3.بازخورد منفی باید برای اصلاح عملکرد باشد نه تخریب!
بازخورد منفی وقتی رخ می دهد که ما بخواهیم عملکرد کارکنان را اصلاح کنیم .در واقع ما با این نوع بازخورد در حال حذف فعالیت هایی هستیم که ارزش افزوده ای برای سازمان ندارند. ممکن است بپرسید کارکنان از بازخورد منفی ناراحت می شوند؛ اما واقعیت این است که آنها هرگز از بازخورد منفی ناراحت نمی شوند بلکه اگر نحوه بازخورد دادن تخریبی باشد آنها ناراحت می شوند. متاسفانه خیلی از مدیران از دادن بازخورد منفی دوری می کنند و یا زمانی که بخواهند از عملکرد پرسنل انتقاد کنند با شدت و عصبانیت این کار را انجام می دهند که اغلب هم نتایج خوبی ندارد و یم تواند باعث آسیب زدن به افراد و واکنش بیشتر آنها شود.
4.بازخورد منفی را بین دو بازخورد مثبت قرار ندهید!( از تکنیک ساندویچ استفاده نکنید)
تکنیک ساندویچ یک روش قدیمی است که می گوید بازخورد منفی را بین دو بازخورد مثبت قرار دهید و به کارمندان ارائه کنید تا واکنش آنها کمتر شود و پذیرش آنها نیز نسبت به بازخورد منفی بالاتر برود. به مثال زیر توجه کنید:
"خانم صادقی، شما کارمند با ارزشی واسه شرکت مایید. ما واقعا قدردان کارهایی هستیم که شما برای شرکت انجام می دید. اما، باید در جلسات به موقع حاضر بشید. می دونید که ما واقعا قدردان زحمات شما هستیم. شما بخش مهمی از تیم مایید."
اگرچه خیلی ها معتقدند که روش ساندویچی ضربه ای آرام و تلنگر وارد می کند، اما در واقع این کار باعث ارسال پیام های ترکیبی شده و خیلی کم توجه فرد را به سمت چیزی که منظور و مقصود اصلی بازخورد منفی است جلب می کند.
5.بازخوردهای منفی را قاطعانه و واقعی بیان کنید.
به جای ساندویچی کردن بازخوردها، اولین باری که شما با عملکرد یک کارمند مشکل دارید، سریعا به او اطلاع دهید. لازم نیست که نظرات شما تند و خشن باشند. بلکه، باید قاطعانه و واقعی باشند.
6.بازخورد منفی را با ارائه یک نظر بی طرفانه شروع کنید تا حالت تدافعی را کاهش دهید.
سپس، در حالی که از یک تُن صدای خوب اما قاطعانه استفاده می کنید، توضیح دهید که چگونه رفتار کارمند بر شما، تیم شما و یا شرکت اثر می گذارد و چرا این رفتار از نظر شما یک مسئله است. سپس رفتار یا عملکرد مورد انتظار را از وی بخواهید. و در نهایت نظرات خود را با یک سوال و درخواست از کارمند برای انجام خواسته تان به پایان برسانید.
به مثال زیر توجه کنید:
"آقای محمدی، می دانید وقتی کسی دیر به جلسه می رسد و تاخیر دارد، باعث چه مشکلاتی می شود. ما باید جلسه را متوقف کنیم تا فرد متأخر متوجه موضوع بحث بشود و دوباره از اول شروع به توضیح کنیم. این موضوع زمان با ارزشی را از همه ما می گیرد و باعث قطع شدن جریان جلسه می شود. ممنون می شوم اگه این موضوع را مدنظر قرار بدهید و در جلسات به موقع حاضر بشوید فکر می کنید بتوانید این کارا انجام بدهید؟
سوال کردن، کارمند را یا ملزم به جواب مثبت می کند و یا یک دلیل برای عدم موافقت به شما ارائه می دهد.
7.چند بازخورد منفی را با هم به فرد ندهید.
این کار باعث می شود که فرد گمان کند که شما لیستی از بهانه هایتان را برای او می خوانید. با همین تصور شما را مدیری بهانه گیر و ایرادگیر می بیند و توجهی به حرفهایتان نمی کند.بنابراین برای اینکه توجه فرد را جلب کنید و این برچسب را به شما نزند، در هر بار یک یا دو مورد بازخورد منفی بدهید.
8.بازخورد بدهید شکایت نکنید.
بازخورد موثر به فرد درباره عملکردش نتایج مثبتی دارد. بازخورد سازنده شکایت کردن نیست، بلکه همیشه توصیفی معطوف به عملکردهاست، نه به اشخاص. هدف اصلی بازخورد سازنده کمک به افراد است تا متوجه شوند در ارتباط با رفتار شغلی کارآمد و یا مورد انتظار، در کجای داستان قرار دارند. و باید چه اقداماتی را در پیش بگیرند که عملکرد های خود را در جهت اهداف مورد نظر اصلاح کنند. بازخورد منفی همان انتقاد سازنده است.
9.بازخوردهایتان باید منظم باشد:
بازخوردها برای اثرگذاری باید تبدیل به کاری روزانه از سوی شما بشوند تا تأثیرگذار باشند. یعنی ممکن است لازم باشد شما در یک روز چندین و چند بار در مورد یک موضوع بازخورد بدهید و این موضوع تا حصول نتیجه لازم باید تکرار شود.
10.در زمان مناسب بازخورد بدهید:
دقت کنید در زمان و جای مناسب بازخوردهای مثبت و منفی را ارائه کنید. برای آگاهی از زمان مناسب عکس العمل به عملکرد کارکنان این مقاله را بخوانید.
