ممکن است بگویید پیغام صوتی، دردسرهای تایپ کردن را ندارد و حتی برخلاف متن، می تواند احساسات را منتقل کند اما باید بدانید ارسال وویس مخصوصا پیغام های کاری اگر در زمان و قالب درستش نباشد، در روابط شما با همکاران و مدیران تان تاثیر ات منفی دارد.در این مقاله کاران که برگرفته از وبلاگ علی نورانی درباره "آداب فرستادن پیام صوتی در تلگرام یا واتساپ" است با کاربرد صحیح و آداب ارسال پیغام های صوتی در دورکاری آشنا می شویم.
چرا پیغام صوتی می فرستیم؟
خیلی ها ترجیح می دهند از پیغام های صوتی استفاده کنند چرا که از شر تایپ کردن خلاص می شوند. اما باید بدانیم که ارسال پیغام صوتی یا همان وویس برای هر کس و هر موقعیتی مناسب نیست و حتی می تواند باعث عصبانیت مخاطب شود. مخصوصا اگر مخاطب شما همکار یا مدیر شما باشد.
قانون اصلی در فرستادن پیغام صوتی
جریان استفاده کاری از پیغام صوتی قطعا با موارد غیرکاری و دوستانه کاملا فرق می کند اما یک قانون کلی به ما می گوید برای شخص که از او درخواستی دارید و یا حتی افراد غریبه که شما را از نزدیک نمی شناسند همین طور بی مقدمه وویس نفرستید. این قانون به ما می گوید هرگز برای مدیران و همکاران خود که از نظر کاری از شما بالاتر هستند پیغام صوتی نفرستید؛ به این دلیل که :
1.از ظاهر وویس کوچکترین اطلاعات یا اشاره‌ای به موضوعش نمی توان استخراج کرد. معنی فرستادن وویس برای مدیرتان این است که شما او را ملزم می‌کنید وقتش را در اختیار شما بگذارد. انگار وقت شما مهمتر است و او وظیفه دارد بنشیند و گوش کند شما چه فرستاده اید. خیلی اوقات او چنین وظیفه‌ای ندارد. تایپ کنید تا او بتواند با یک نگاه تصمیم بگیرد که جواب بدهد یا خیر.
2.پیغام صوتی و موضوعش در صفحه پیام رسان قابل جستجو کردن نیست و شما نمی توانید بعدا آن را به راحتی پیدا کنید.
3. ممکن است پیغام صوتی شما به دلیل نامشخص بودن اصلا از سوی مخاطب شما دیده و شنیده نشود.
بیشتر بخوانید:8 مشکل دورکاری در ایران و راهکارهای آن را بشناسید
همیشه قبل از ارسال پیغام صوتی اجازه بگیرید
فرقی نمی کند که می خواهید برای همکار یا یک دوست پیغام صوتی بفرستید. یک روش درست این است که قبل از ارسال پیغام صوتی کوتاه تایپ کنید و بگویید قضیه از چه قرار است و بعد اجازه بگیرید که آیا می توانم مفصل در وویس یا متن توضیح بدهم یا خیر.با این کار هم ادب و نزاکت نشان داده اید و هم اینکه جواب درست دریافت می کنید.
به چه کسانی پیغام صوتی بدهیم؟
وقتی که فردی را می شناسید و روابط تعریف شده ای با او دارید مثلا با دوست تان و یا همکارتان که با هم هماهنگ هستید. البته باز هم بهتراست برای احترام بپرسید که با کدام راحت تر است. شاید او واقعا از وویس گرفتن کلافه شود. اما باز هم فراموش نکنید که نمی توان در محتوای پیام های صوتی فارسی جستجو کرد ؛ بنابراین تا جای ممکن در دورکاری موضوعات مهم کاری را به صورت پیغام صوتی نفرستید.
بیشتر بخوانید: آیا در دورکاری احساس افسردگی می کنید؟
چه زمانی و چطور پیغام صوتی بفرستیم؟
مهم ترین کاربرد عمومی ارسال وویس وقتی است که می خواهید به فردی که با شما پیوند نزدیک دارد، احساس خود را منتقل کنید؛ چرا که احساسات در پیام متنی مشخص نمی شود.شاید تبریک به یک دوست، فامیل یا تسلیت به عزیزان یا احوالپرسی از آنها. اینجا احساس شما مهمتر از کلماتی است که می گویید. به همین خاطر کاربرد وویس در مکالمات کاری چندان کاربرد ندارد. اما اگر به هردلیل و با شرایط درستی که اشاره کردیم خواستید برای همکارتان پیغام صوتی بفرستید تا جای ممکن سعی کنید کوتاه باشد؛ پیغام های صوتی بلند حوصله بر هستند و ممکن است هدف شما در یک پیغام بلند گم بشود.
توصیه های این مقاله نه تنها در دورکاری بلکه در شرایط عمومی هم می تواند مفید باشد اما دورکاری باعث شده تا با این موضوع بیشتر درگیر باشیم. شما چقدر از پیغام های صوتی در دوران دورکاری استفاده می کنید؟
این مطالب هم ممکن است برای شما مفید باشد:
آگهی های استخدام دورکاری امروز را از اینجا ببینید
5 نکته واقعی برای یک دورکاری موفق در خانه؛ ویژه کارمندان
