متصدی پذیرش کیست؟
مسئول پذیرش یا همان متصدی پذیرش (به انگلیسی Receptionist) فردی است که وظیفه اولین مواجهه حضوری و یا تلفنی با مراجعه کنندگان و مشتریان یک سازمان یا مجموعه را برعهده دارد. در واقع مسئول پذیرش می تواند نماینده فرهنگ یک سازمان در برخورد با مشتریان باشد. به همین دلیل مهم ترین شرط استخدام یک متصدی پذیرش داشتن روابط عمومی بالا و قابل اعتماد بودن است.
مسئول پذیرش موظف است با خوشامدگویی و برخورد مناسب با بازدیدکنندگان، افراد را برای دریافت خدمات راهنمایی کند. در اغلب موارد، کارشناس پذیرش با پاسخ دادن به مراجعه کنندگان، کارمندان واحدهای مرتبط را از ورود میهمان ها برای برگزاری جلسات و یا امور دیگر مطلع می کند. بنابراین نباید شغل متصدی پذیرش را با شغل حراست یک سازمان یا شرکت اشتباه گرفت.
بازار کار واستخدام متصدی پذیرش
هر سازمان دولتی و خصوصی و حتی مجموعه های کاری به یک متصدی پذیرش نیازمندند. به همین دلیل بازار کار و استخدام متصدی پذیرش پرتقاضاست.در کشور ما رشته خاص دانشگاهی برای شغل پذیرش وجود ندارد اما اغلب کسانی که سابقه انجام امور تلفنی و دفتری و پذیرش و حتی منشی گری را دارند می توانند به عنوان متصدی پذیرش استخدام شوند. مدرک تحصیلی موردنیاز شغل پذیرش با توجه به شرایط استخدام در سازمان ها ممکن است از دیپلم تا لیسانس متفاوت باشد.
شرح وظایف متصدی پذیرش
- خوشامدگویی،راهنمایی و یا همراهی مراجعه کنندگان و بازدیدکنندگان
- پاسخ به سؤالات و ارائه اطلاعات به عموم مراجعه کنندگان، مشتریان و بازدیدکنندگان
- پاسخ گویی به تماس های تلفنی و ارائه اطلاعات لازم
- دریافت و ارسال پیام ها برای کارمندان سازمان و بخش های مختلف اداری
- برنامه ریزی برای تعیین قرارهای ملاقات افراد
- دریافت و اطلاع رسانی پیام ها و شکایات مشتریان
مهارت های موردنیاز یک متصدی پذیرش
مهارت های تخصصی یک متصدی پذیرش شامل موارد زیر است:
- آشنایی لازم با نرم افزارهای اتوماسیون اداری مثل نرم افزارهای تعیین قرارهای ملاقات و تقویم های کاری
- آشنایی کافی با نرم افزارهای ارسال ایمیل و پیام های شخصی و جمعی
- آشنایی لازم با نرم افزارهای آفیس
- آشنایی لازم با نرم افزارهای حوزه صندوق داری و پرداخت در صورت نیاز(ویژه سازمان هایی که با مشتریان بیشتر در تماس هستند).
مهارت های عمومی شغل متصدی پذیرش عبارتند از:
- خوش برخورد
- توانایی برقراری ارتباط با افراد
- توانایی حل مسئله
- قدرت توجه به جزئیات
- توانایی کار تحت فشار
- قابل اعتماد بودن
تیپ شخصیتی مناسب متصدی پذیرش
همان طور که اشاره کردیم مهم ترین خصوصیت یک متصدی پذیرش داشتن قدرت ارتباطی بالا و قابل اعتماد بودن است. یک متصدی پذیرش حرفه ای قادر است با برخورد مناسب و صبر و حوصله ناراضی ترین مراجعه کنندگان را هم مدیریت کند.
مطابق تست شخصیت شناسی MBTI بهترین تیپ شخصیتی برای شغل متصدی پذیرش ESFJ است که یک شخصیت برونگرا و اجتماعی است. این افراد کاملا می توانند نسبت به محیط اطراف خود آگاه و هوشیار باشند و در لحظه تصمیم های درستی بگیرند. درباره تیپ شخصیتی ESFJ بیشتر بخوانید. اگر می خواهید بدانید چقدر مناسب شغل متصدی پذیرش هستید در این تست شرکت کنید.
حقوق و دستمزد متصدی پذیرش
حقوق و دستمزد متصدی پذیرش با توجه به شرایط کاری و ابعاد سازمانی که در آن استخدام می شود متفاوت است. اما به صورت کلی میانگین حقوق یک متصدی پذیرش که ساعات کاریش مطابق حقوق وزارت کار تعیین می شود در سال 1401 می تواند از 5 تا 6 میلیون تومان در ماه هم متفاوت باشد.
بیشتر بخوانید:
همه چیز درباره شغل حراست و استخدام حراست
منبع : اونت
