مصاحبه خروج چیست؟
مصاحبه خروج جلسه‌ای است که بین کارمندی که شرکت را ترک می‌کند و معمولاً یکی از اعضای تیم منابع انسانی تشکیل می‌شود. مصاحبه خروج به عنوان فرصتی برای صاحبان کسب و کار به شمار می‌رود تا در مورد دلایل کارمند برای ترک شرکت اطلاعات بیشتری کسب کنند. بدین وسیله می‌تواند بازخورد مهمی را در اختیار سازمان قرار دهد که می‌توانند از آن برای بهبود محل کار سایر اعضای تیم و استخدام‌های جدید آینده استفاده کنند.
نحوه انجام مصاحبه خروج
برای انجام مصاحبه خروج با کارمندی که سازمان را ترک می‌کند مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. یک مصاحبه‌کننده انتخاب کنید
معمولاً یکی از اعضای تیم منابع انسانی مصاحبه خروج را انجام می‌دهد زیرا آن‌ها می‌توانند فضای بی‌طرفانه‌ای را برای کارمند فراهم کنند تا افکار خود را به اشتراک بگذارد. آن‌ها همچنین می‌توانند در نتیجه بازخوردهایی که در طول مصاحبه خروج دریافت می‌کنند، اقدامات منحصر‌به‌فردی انجام دهند.
۲. از قبل آماده شوید
هر کارمندی متفاوت است، بنابراین حتی اگر قبلاً با سایر کارمندان مصاحبه خروجی انجام داده‌اید، مهم است که برای هر یک جداگانه آماده شوید. بدانید چه می‌خواهید بپرسید، با نقش و مسئولیت‌های کارمند آشنا شوید و برای جلسه از پیش آماده باشید. مطمئن شوید که کسی مزاحم شما نمی‌شود تا مکالمه شما را قطع نکند.
۳. از کارمند بخواهید یک نظرسنجی کتبی را تکمیل کند
در نظر بگیرید که از کارمند خارج شده بخواهید قبل از جلسه شما یک نظرسنجی کتبی را تکمیل کند. این فرصت را برای آن‌ها فراهم می‌کند تا از قبل در مورد پاسخ‌های خود فکر کنند. زمانی که بتوانید افکار آن‌ها را قبل از جلسه خود بخوانید، می‌توانید سؤالاتی طرح کنید که مکالمه را هدایت می‌کند.
۴. مصاحبه را در زمان مناسب برنامه‌ریزی کنید
بیشتر کارمندان ممکن است از حدود دو هفته قبل موضوع رفتن‌شان را طرح کنند، بنابراین زمان‌بندی مصاحبه خروج را زمانی در نظر بگیرید که کارمند حدود یک هفته فرصت دارد. در این مرحله از خروج، آن‌ها باید همچنان در نقش خود حاضر باشند و برای به اشتراک گذاشتن افکار خود باز باشند. با این حال، برخی از سازمان‌ها تصمیم می‌گیرند پس از خروج کارمند از شرکت، مصاحبه خروج را انجام دهند، که منجر به یک مکالمه معمولی‌تر می‌شود و به کارمند فضای زیادی برای پاسخ به سؤالات شما می‌دهد.
همین حالا با تست گروهی کاران، میزان رضایت کارمندان خود از شغل‌شان را بسنجید.
۵. از نزدیک گوش کنید
مهم است که به طور فعال به صحبت‌های کارمند گوش دهید تا بتوانید بفهمید که چه می‌گویند. بخشی از این سوال پرسیدن سوالات ضروری از آن‌ها برای جلوگیری از فرضیات در مورد بازخوردی است که ارائه می‌کنند. وقتی گوش می‌دهید، این تصور را به کارمند می‌دهید که آنچه می‌گوید برای شما و سازمان مهم است.
۶. بپرسید که آیا می‌توانید پاسخ‌های آن‌ها را با مدیریت در میان بگذارید
اطمینان حاصل کنید که کارمند می‌داند که مصاحبه خروج محرمانه است، اما ممکن است بخواهید بپرسید که آیا کارمند آماده است تا بازخورد خاص خود را با دیگران در محل کار، مانند سرپرست مستقیم یا مدیر اجرایی مسئول بخش خود، به اشتراک بگذارد. مهم نیست که چه اتفاقی می‌افتد، باید به کارمند اطمینان دهید که هر چیزی که بخواهد خصوصی بماند، خواهد بود.
سوالات مصاحبه خروج موثر
مهم است که یک جلسه سازنده با کارمند داشته باشید که منجر به یک گفتگوی آزاد و صادقانه شود که در آن کارمند احساس آزادی می‌کند تا افکار خود را در مورد زمان کار خود در شرکت با شما در میان بگذارد. در اینجا چند سوال برای پرسیدن وجود دارد:
چرا تصمیم به ترک سازمان ما دارید؟
نظر شما در مورد کار در اینجا چیست؟
این شرکت چه کاری را درست و چه چیزی را ضعیف انجام می‌دهد؟
آیا فکر خاصی در مورد مدیر خود یا بخشی که در آن کار می‌کنید دارید؟
آیا کارمندانی هستند که همان احساس شما را دارند؟
سایر کارمندان در مورد شغل خود یا به طور کلی شرکت چه احساسی دارند؟
چیزهای مورد علاقه شما در مورد کار در اینجا چه بوده یا چیست؟
آیا ایده‌هایی دارید که آرزو می‌کردید بتوانید در طول مدتی که اینجا بودید اجرا کنید؟
