۱. برای جلسات برنامه‌ریزی منسجم شود.
اگر از پیش برنامه مشخصی داشته باشید، جلسات بسیار پربارتر برگزار خواهد شد. در واقع هم ساختار جلسه به طور کلی مشخص باشد و هم موضوعات اولویت‌بندی شده باشند. از قبل به این فکر کنید که برای هر موضوع چقدر زمان باید در نظر گرفته شود. به عنوان مثال، اگر بعضی موضوعات صرفا جنبه اطلاع‌رسانی دارند شاید بتوان آن‌ها را به طریقی جز جلسه به کارکنان منتقل کرد.
۲. شرکتکنندگان را حساب‌شده انتخاب کنید.
همان‌طور که برای جلسه برنامه‌ریزی می‌کنید، به این فکر کنید که چه کسی باید در این جلسه حاضر باشد. برگزاری جلسات با سیاست هر چه تعداد بیشتر، بهتر اصلا بهره‌وری لازم را نخواهد داشت. فقط کارمندانی را دعوت کنید که ارتباط مستمری با موضوع داشته باشند یا چیزی برای کمک به موضوع جلسه داشته باشند.
اگر ۹۰ درصد داده‌ها فقط به فروش مربوط می‌شود، دلیلی وجود ندارد که بخش‌های دیگر بایستند و به چیزی گوش دهند که هیچ علاقه‌ای به آن ندارند. سعی کنید موضوعات کلی را در ۱۰ دقیقه اول پوشش دهید و سپس به بقیه کارکنان اجازه دهید به کار خودشان برسند.
۳. اطلاعات لازم را از قبل توزیع کنید.
اگر تیم شما برای اولین بار این اطلاعات را در یک جلسه ۳۰ دقیقه‌ای مشاهده کند، بازخورد مفید زیادی در طول جلسه دریافت نخواهید کرد. دستور کار کلی و هرگونه اطلاعاتی را که ذهن کارمندان را به کار می‌اندازد، در اختیار آن‌ها قرار دهید. در چنین حالتی، شرکتکنندگان زمان خواهند داشت تا آن‌ها را بررسی کنند و پس از شروع جلسه، با سؤالات و ایده‌ها حاضر شوند.
۴. جلسات تعاملی داشته باشید.
اگر قرار باشد جلسه شما یک تریبون یک طرفه باشد، خیلی زود حواس شرکتکنندگان پرت خواهد شد و دیگر با شما در جلسه همراه نخواهند بود. آن‌وقت ممکن است به ناهاری که انتظارشان را خواهد کشید یا فیلمی که شب قرار است در سینما تماشا کنند، فکر کنند.
یکی از بهترین راه‌ها برای درگیر نگه‌داشتن افراد در جلسه این است که به آن‌ها اجازه مشارکت بدهید. یک جلسه تیمی کوچک متشکل از پنج تا هفت نفر یک قالب بحث ایده‌آل ایجاد می‌کند و امکان تبادل ایده‌ها را فراهم می‌کند. همچنین می‌توانید با پرسیدن سؤال، شرکتکنندگان را درگیر کنید، اما شکل داوطلبانه آن را حفظ کنید.
۵. به دستور کار پایبند باشید.
یکی از سخت‌ترین قوانین اجرای یک جلسه موفق، پایبندی به دستور کار است. شما قبلاً اولویت‌بندی مسائلی که باید طرح شوند را انجام داده‌اید، بنابراین اجازه ندهید کسی شما را از مسیر خارج کند.
به همان اندازه که مکالمات خارج از موضوع می‌تواند سرگرم‌کننده باشد، گذراندن یک ساعت در جلسه‌ای که به هیچ نتیجه‌ای نمی رسد، برای همه ناامیدکننده خواهد بود. هنگامی که یکی از کارکنان موضوع مهمی را خارج از برنامه مطرح می‌کند، در برابر اصرار برای رسیدگی فوری به آن مقاومت کنید.
۶. جلسات مستمر و طولانی ترتیب ندهید.
یک ناظر بخش ممکن است یک جلسه روزانه با تیم خود داشته باشد، سپس برای یک جلسه جمع‌آوری ویژه کمیته به اتاق کنفرانس برود و سپس به تیمی از مدیران ارشد گزارش دهد. برگزاری مداوم جلساتی مانند این می‌تواند بر کسب و کار شما تأثیر منفی بگذارد. اولین مشکل کاهش بازده است.
دقت کنید که پس از جلسه کارکنان، همه با یک ساعت تاخیر به سر کار بازمی‌گردند. اگر سرپرستان آن‌ها فوراً به جلسه دیگری بروند، این می‌تواند پیشرفت در وظایف روز را بیشتر به تاخیر بیندازد. جلسات را طوری برنامه‌ریزی کنید که حداقل اختلال را برای وظایف روزانه کارکنان به همراه داشته باشد.
۷. از نرم‌افزار مدیریت زمان استفاده کنید.
این روزها ابزارهای فناوری زیادی برای مدیران وجود دارد، از جمله برنامه‌های تقویم برای زمان‌بندی جلسات. مایکروسافت، اپل و گوگل همگی برنامه‌های تقویم رایگان دارند و چندین سیستم محبوب دیگر مانند ScheduleOnce و Doodle وجود دارد.
این صرفه‌جویی در زمان، هماهنگی با سایر مدیران و کارکنان را برای برنامه‌ریزی جلسات، ارسال یادآوری‌ها و تأیید شرکتکنندگان آسان می‌کند. حذف جلسات اضافی یا بی‌اثر به کاهش اضافه‌بار جلسات برای کارکنان کمک می‌کند و گردهمایی‌های باقی‌مانده باید سازنده‌تر شوند.
