چرا باید یک نامه استعفا بنویسیم؟
ممکن است بگویید که با رئیس‌تان درباره استعفا صحبت کرده‌اید و دیگر نیازی به نوشتن نامه استعفا نیست؛ درست است؛ اما باید بدانید تهیه نامه استعفا یک روال معمول اداری است که خروج شما را به صورت رسمی اعلام می‌کند. اگر خواستید درباره اخراج غیرقانونی اطلاعات کسب کنید، این مقاله را حتما بخوانید.
نوشتن یک نامه استعفا و رعایت نکات حرفه ای در آن، به عنوان آخرین سندی که از شما در محیط کاری قبلی‌تان باقی می‌ماند، بسیار مهم است. مخصوصا اگر مدیران جدید شما بخواهند درباره دلایل و نحوه خروج شما از محل کار قبلی تان تحقیق کنند، به همین دلیل لازم است پس از اینکه با مدیرتان در این رابطه صحبت کردید، یک نامه استعفای رسمی تهیه کنید. علاوه بر این، آنچه که اهمیت نوشتن یک نامه استعفای حرفه‌ای را دو چندان می‌کند این است که باید به خاطر داشته باشید دنیای کسب و کار، دنیای کوچکی است و ممکن است شما به زودی با رئیس و یا مدیران قبلی‌تان در فرصت‌های تازه برخورد داشته باشید؛ به همین دلیل کارعاقلانه این است که با یک نامه استعفای مودبانه و صحیح، از شرکت خداحافظی کنید.
در این مقاله می‌خواهیم در سه بخش، روش درست تهیه یک نامه استعفای مناسب و حرفه‌ای را با هم مرور کنیم. شرایط دقیق اخراج موجه و قانونی را می توانید در این مقاله بخوانید.
بخش اول: مبانی یک نامه استعفا
آغاز یک نامه استعفا باید ساده، صریح، مودبانه باشد. نیازی نیست شما خلاقیت خاصی به خرج دهید؛ بلکه کافی است ضمن اشاره به مدت زمان همکاری با شرکت موردنظر، موضوع استعفا و تاریخ آن را مطرح کنید. قطعا شما پیش از نامه استعفا، دلایل خود را با رئیس تان مطرح کرده‌اید و در نامه استعفا، نیازی به طرح و توضیح دلایل استعفا نیست. قالب زیر می‌تواند برای آغاز یک نامه استعفا به شما کمک کند:
- سرکارخانم-جناب آقای .......
- در این بخش، سمت مدیر یا رئیس تان را با صفت "محترم" ذکر کنید.مثلا می‌توانید بگویید "مدیر عامل محترم شرکت ...."
- با سلام و عرض ادب
- اینجانب ..................... کارشناس یا مدیر (سمت شغلی تان را ذکر کنید) واحد ...................به مدت ...... ماه افتخار همکاری با شما و شرکت.......... را داشتم. پیروی هماهنگی‌های به عمل آمده، از تاریخ ...................در خدمت شما نخواهم بود و استعفای خود را اعلام می‌کنم.
بخش دوم: تشکر و تحویل کارها
بعد از اینکه به طور رسمی موضوع استعفای خود را اعلام کردید در بخش دوم نامه، نوبت به تشکر و سپاسگزاری شما از مدیر و همکاران مجموعه می‌رسد. پیشنهاد کاران به شما این است که حتی اگر از استعفای خود و ترک محل کارتان خوشحال و راضی نیستید اما بهتر است برای حفظ شخصیت حرفه‌ای تان، در این بخش نامه استعفا از رئیس‌تان برای اختصاص فرصتی برای همکاری با شما طی این مدت تشکر کنید. مطمئن باشید یک نامه استعفای حرفه‌ای، تا مدت‌ها ذهنیت مثبتی از شما به جای می‌گذارد. کافی است در این قسمت از نامه استعفا، به برخی مسئولیت‌ها و آموزش‌های خود در مدت همکاری اشاره کنید و به مدیرتان اطمینان بدهید که تا پایان روز حضورتان در مجموعه، وظایف و مسئولیت‌های خود را به خوبی انجام می‌دهید و گزارش‌های لازم را ارائه خواهید کرد قالب زیر می‌تواند در این قسمت نامه استعفا به شما در این زمینه کمک کند:
- "در مدت همکاری خود با این مجموعه، بسیار از رهنمودها و آموزش‌ها در واحد ......... بهره مند شده و امیدوارم همکاری بنده نیز برای این مجموعه مثمر ثمر بوده باشد.
- بدون شک انجام وظایف و مسئولیت‌های بنده تا تا پایان مدت همکاری، ادامه خواهد یافت و گزارش‌ها و مستندات موردنظر به مقام مسئول تحویل داده خواهد شد.
- ضمن تشکر و قدردانی از زحمات شما و همکاران گرامی، برای شما و شرکت ...... آرزوی موفقیت روزافزون دارم.
بخش سوم: جمع بندی و اظهار احترام
در بخش پایانی نامه استعفا، پس از قدردانی، کافی است نام و امضای خود را با تقدیم احترام در پایان نامه قرار دهید؛ به شکل زیر:
با احترام
(نام و نام خانوادگی به همراه امضا)
یک نمونه نامه استعفا را از اینجا ببینید.
چند نکته ضروری برای تهیه یک نامه استعفا:
- از یک فونت ساده مثلB Nazanin ویا IRANSans برای نوشتن نامه استعفا در نرم افزار ورد استفاده کنید.
- حتما تاریخ نگارش نامه استعفا را در قسمت بالا سمت چپ ذکر کنید.
- خلاصه و مفید بنویسید؛ یک نامه استعفا نباید بیش از حد طولانی یا کوتاه باشد
- نامه استعفای شما باید عاری از غلط‌های املایی و دستوری باشد؛ به همین دلیل حتما دوبار نامه استعفایتان را بخوانید.
بیشتر بخوانید:
چگونه در اولین روز کاری‌مان هوشمندانه رفتار کنیم
۱۰ جمله ممنوعه که آدم های باهوش در محیط کار نمی گویند!
موسیقی خوب چه تاثیری روی عملکرد شما در محیط کار دارد؟
شخصیت تان را در محیط کار کشف کنید
چرا و چگونه باید یک محیط کاری را محترمانه و حرفه‌ای ترک کنیم؟
