اساس این مقاله و بخش دوم وبخش سوم مقالات تیم سازی که در مجله کاران به آنها پرداخته ایم، نظریه بسیار جالب و کاربردی نقش تیمی از" مردیت بلبین"، دانشمند انگلیسی در حوزه مطالعات مدیریت و منابع انسانی است که مورد بررسی قرار گرفته است.
آشنایی با مردیت بلبین و نظریه نقش های تیمی
مردیت بلبین(Meredith Belbin) دانشمند انگلیسی متولد ۱۹۲۶ از نام های شناخته شده در زمینه مطالعات مدیریت و منابع انسانی است. عمده نظریات او در حوزه کار تیمی و بررسی انواع فعالیت های درون تیم است. بلبین سال های زیادی از زندگی علمی خود را صرف تحلیل و بررسی تیم های کاری و دلایل موفقیت و شکست آنها کرده است. نتایج تحقیقات میدانی و مطالعات وی که از دهه هفتاد میلادی با گروه تحقیقاتی وی شروع شده به چند نظریه مهم در زمینه کار تیمی همچنین ایجاد تست نقش افراد در تیم منجر شده است. بلبین که هم اکنون دهمین دهه زندگی خود را می گذراند، کماکان به تحقیقات خود در این زمینه ادامه می دهد.
کتاب های بلبین
بلبین کتاب‌های متعددی نوشته که دو کتاب زیر معروف‌ترین آنها هستند:
- تیم های مدیریتی: چرا این تیم‌ها موفق می‌شوند یا شکست می‌خورند؟ (Management Teams)
- نقش های تیمی در محیط کار (Team Roles at Work)
فراتر از تیم (Beyond the team) هم کتاب دیگر بلبین است که بیشتر به بیان تجربه‌ها و تحلیل‌های شخصی او اختصاص یافته است.
بلبین سال های زیادی از وقت خود را صرف تحقیقات بر روی عملکرد فردی و گروهی انسان ها و همینطور طراحی بازی های مدیریتی و تست های عملکرد تیمی به ویژه تیپ های شخصیت تیم ها کرده است، اما وی بیشتر با چند نظریه خود در این زمینه شناخته می شود. یکی از این نظریات، نظریه نقش تیمی است. همچنین وی با بررسی های موردی خود به خطاهای تیمی و راه حل های برون رفت از این معضلات هم اشاره می کند. دو نمونه مهم از موردکاوی های وی با نام های سندروم کنکورد و سندروم آپولو نامگذاری شده اند.
نظریه نقش های تیمی
اصطلاح نقش های تیمی یا Team rolesکه امروزه مفهومی رایج و شناخته شده در مدیریت و کار تیمی است، یکی از دستاوردهای بلبین است.
بلبین پس از تحقیقات بسیار موفق شد نقش های لازم برای موفقیت در تیم را در قالب ۹ نقش مختلف دسته بندی و تبیین کند. او معتقد است که برای موفقیت و عملکرد اثربخش، هر تیمی لازم است که از هر نه نقش بهرهمند باشد؛ البته این موضوع به معنای داشتن ۹ عضو یا بیشتر برای تیم نیست بلکه از نظر وی هر فرد در تیم می تواند بیش از یک نقش را بر عهده بگیرد اما وجود تمام ۹ نقش تعریف شده برای تیم ضروری است.
بلبین یکی از مهمترین علل شکست کار تیمی را توزیع نادرست نقش ها و بی توجهی به اهمیت نقشهای تیمی می داند. در واقع آنچه وی بر آن تأکید می کند نه تنها شخصیت و ویژگی های درونی فرد، بلکه رفتار او در قالب کار گروهی است؛ بدین مفهوم که با توجه به ویژگی های هر فرد با انجام تست های نقش تیمی، باید بهترین جایگاه برای وی مشخص شود تا بتواند بالاترین بهره وری را در تیم داشته باشد.
به عبارت دیگر از منظر وی در یک تیم لزومی ندارد که تمام اعضا کار مشابهی انجام داده و یا حتی فشار و استرس یکسانی را تجربه کنند آنچه مهم است این است که هر شخصی با توجه به علایق و توانمندی ها در جایگاه درست خود قرار بگیرد و این توانمندی ها با جایگاه وی همخوانی داشته باشد.
سنت ها را بشکنیم!
نکته بسیار مهمی که بلبین به آن اشاره می کند گذار از تقسیم سِمَت ها به تقسیم نقش ها است. بلبین توضیح می دهد که شکل سنتی تعریف شغل و تقسیم وظایف در فرآیندهای کاری جدید اثربخش نیست، هر چند ممکن است هنوز برای برخی ساختارهای رسمی جوابگو باشد، اما مشکل آنجاست که تقسیم کار، برای کارهای ایستا و فعالیت های یکنواخت موثر است و این نوع کارها نیازمند همکاری به شکل تیمی نیستند اما در کارهای جدید که بیشتر از نوع پویا و فرآیندی محسوب می شوند نیاز به کار تیمی وجود دارد و برای اینکه همان افراد را بتوانیم به عنوان تیم در کنار هم قرار دهیم منطقی تر است به جای تقسیم سمت ها به تقسیم نقش های تیمی بپردازیم.
بلبین ٩ نقش تیمی را شناسایی کرده و آنها را در ٣ گروه فعالیت محور (Action Oriented)، مردم محور (People Oriented) و تفکرمحور(Thinking Oriented) طبقه بندی می کند.
نقش های فعالیت محور
شکل دهندگان یا موتورهای محرک گروه:(Shaper) این افراد معمولاً سایر اعضای تیم را به چالش می کشند تا پیشرفت کنند. معمولاً پویا و محرک هستند و بهترین راه حل را برای هر مشکلی پیدا می کنند. ایراد اغلب این افراد علاقه بیش از حد به بحث کردن و همچنین در نظر نگرفتن احساسات اشخاص است.
اجرا کنندگان یا افراد اجرایی: (Implementer) این افراد ایده ها را به مرحله عمل می رسانند. معمولاً افراد محافظه کار و منضبطی هستند و از طرفی ممکن است افراد غیر قابل انعطاف و مقاوم در برابر تغییر باشند.
تمام کنندگان: (Completer-Finisher) این افراد از نبودن هر نوع مشکل و ایرادی اطمینان حاصل می کنند و باید کوچکترین چیزها را بررسی کنند، به زمان اتمام کار بسیار اهمیت می دهند و افراد کمالگرا و مضطربی هستند به همین دلیل تمایلی به تفویض کارها ندارند تا از درست انجام دادن آنها مطمئن شوند.
نقش های مردم محور
هماهنگ کنندگان: (Co-ordinator) این افراد نقش رهبری سنتی را بر عهده می گیرند، آنها اغلب شنوندگان عالی هستند و قادرند ارزشی که هر عضو تیم ایجاد می کند را تشخیص دهند. آنها آرام و باهوش هستند و شمّ خوبی در شناسایی توانایی افراد و تفویض اختیارات دارند.
گروهی کارها یا دیپلمات ها: (Team Worker) این افراد از انجام کار تیمی در گروه اطمینان حاصل می کنند و نقش پشتیبان را دارند. آنها با اعضای تیم مذاکره می کنند و معمولاً انعطاف پذیر، با سیاست و ادراکی هستند اما در شرایط بحرانی دچار تردید شده و نمی توانند بین مصلحت افراد و منافع سازمان یک طرف را انتخاب کنند.
جستجوگران یا محققین منابع:(Resource Investigator) این افراد خلاق و کنجکاو هستند و تمام گزینه های موجود را بررسی می کنند و ذینفعان خارجی را برای کمک به تیم برای دستیابی به اهداف شناسایی می کنند. اما از طرفی ممکن است اشتیاق خود را به سرعت از دست بدهند و افراد خوش بینی هستند.
نقش های تفکرمحور
ایده پردازان: (Plant)این افراد خلاق و ایده پرداز هستند و رویکردهای جدیدی را عنوان می کنند. ایده پردازان معمولا درونگرا هستند، ترجیح می دهند جدا از تیم فعالیت کنند و ممکن است روابط عمومی ضعیفی داشته باشند.
ارزیابی کنندگان یا ناظرین:(Monitor Evaluator) این افراد ایده هایی که ایده پردازان بیان می کنند را ارزیابی و بررسی می کنند. آنها متفکران کلیدی هستند و به دقت، تمام جنبه های هر ایده را بررسی می کنند اما گاهی از نظر انگیزه دادن ضعیف بوده و تبدیل به منتقدان سختگیری می شوند.
متخصصان: (Specialist) افرادی هستند که دانش تخصصی دارند که برای اتمام کار لازم است. نقش آن ها در تیم همین تخصص آنهاست و برای وضعیت حرفه ای خود تلاش می کنند. این امر ممکن است مشارکت آنها را در تیم کمتر کند. همین طور این افراد متمرکز بر یک کار هستند و گاهی بیش از حد درگیر قسمتهای فنی کار می شوند.
بلبین تأکید دارد که توزیع نادرست نقش ها و بی توجهی به اهمیت نقش های تیمی، از جمله مهمترین علت های کاهش کارایی تیم ها و یا شکست کار تیمی است. بلبین همچنین توضیح می‌دهد که بسیاری از حاشیه‌های کار تیمی (بحث‌های غیراخلاقی و حاشیه‌ها و اصطکاک‌ها) عموماً میوه‌های درختی هستند که در خاک توزیع نامناسب نقشهای تیمی ریشه دارند.
پیشنهاد روشی برای طبقه بندی فعالیت ها
مفهوم نقشهای کاری(Work Roles) یا طبقه‌بندی فعالیت‌ها موضوع دیگری است که بلبین به آن توجه داشته است.
بلبین معتقد است که در تحقیقات و مطالعات مبتنی بر کار تیمی آنچه تاکنون بیشتر مورد بررسی قرار گرفته ویژگی افراد است، اینکه هر فرد چه ویژگی ها و مهارت هایی داشته و بر روی چه مهارت هایی باید کار کند. اما بخش بسیار مهمی از کار گروهی، درک بهتر فعالیت ها است. بلبین معتقد است تنها در صورت شناخت درست فعالیت ها و تقسیم علمی آنهاست که می توانیم به دستاورد مطلوب برسیم. در غیر این صورت حتی با وجود تیمی با شایستگی های فردی بسیار زیاد، احتمال موفقیت کم می شود. در این بخش می‌توان گفت نگاه بلبین به سبکِ موضوعات رایج در مدیریت پروژه نزدیک‌تر است و معتقد است که جدا از اینکه انسان‌ها بخش مهمی از منابع تیم هستند، تشخیص و تفکیک دقیق و خرد کردن فعالیت ها به شکلی مناسب می‌تواند نقش مهمی در اثربخشی تیم داشته باشد.
بلبین برای این‌کار مدل تقسیم بندی رنگی کارها و فعالیت ها را پیشنهاد می‌کند:
این تقسیم بندی در جهت هر شفاف تر و اثربخش تر کردن ارتباطات تیمی ارائه شده است؛ بدین گونه که وقتی یک تیم می خواهد کارها را میان اعضای خود تقسیم کند، وقتی مدیری می خواهد چند فعالیت را به همکاران خود واگذار کند، وقتی مدیر پروژه در حال خرد کردن کارهای اجرایی یک پروژه بزرگ است، وقتی اختلاف نظر میان همکاران یا میان کارشناس و سرپرست به وجود آمده، نیاز به الگویی وجود دارد که توسط آن بتوان اختلافات بوجود آمده را بررسی و راهکار متناسب با آن را ارائه داد. به نظر بلبین این کار با توجه به نوع فعالیت ها امکان پذیر است زیرا در اکثر مواقع مشکلات بوجود آمده به دلیل درک متفاوت اعضای تیم از وظایف خود است.
بلبین برای حل این مشکلات، مدل کارهای رنگی خود را پیشنهاد می کند. اما پیش از بررسی این مدل، مشخص کردن تمایز بین دو واژه مهم در مدیریت لازم و ضروری است.
در مقاله بعدی به عنوان بخش دوم، به صورت دقیق تر با مفاهیم مسئولیت و وظیفه و تمایزهای آن، ویژگی های رفتاری افراد و ارتباط آن با پذیرش نقش های کاری آشنا می شویم و می آموزیم که چه افرادی با چه شخصیتی برای پذیرش نقش های کاری مناسب هستند؟
بیشتر بخوانید:
4 چالش پیش روی مدیران منابع انسانی را بشناسید!
